A gestão de arquivos on-line é uma prática essencial para qualquer empresa, não importa se de pequeno, médio ou grande porte. Isso porque todos os negócios lidam com documentos e repositórios com dados sensíveis.
Não fazer o bom gerenciamento das informações atrapalha a vida dos colaboradores. Inclusive, este relatório do Gartner mostra que quase 50% dos funcionários têm dificuldades para encontrar dados. O resultado é que perdem tempo e a empresa, dinheiro.
Quer ver como evitar esse problema? Então, continue a leitura e confira dicas de como fazer gestão de documentos on-line, com as melhores plataformas para adotar!
O que é gestão de arquivos on-line?
A gestão de arquivos on-line é o conjunto de práticas que ajudam a organizar os documentos digitais de uma empresa. Essa ação é de extrema importância, já que promove a organização de arquivos e facilita o acesso às informações que o negócio utiliza no dia a dia.
Dessa maneira, aumenta a eficiência operacional e poupa tempo dos colaboradores, entre outros benefícios que você confere a seguir!
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Quais os benefícios da gestão de arquivos on-line?
Entre os benefícios da gestão de arquivos on-line, os principais são:
- facilidade para acessar os documentos necessários para a execução das tarefas diárias, já que todos os arquivos ficam armazenados em nuvem — um espaço virtual;
- possibilidade de vários membros de uma equipe colaborarem em uma mesma tarefa, em tempo real, e de qualquer lugar do mundo, uma vez que os arquivos são integrados;
- garantia de segurança, visto que as plataformas de gestão de arquivos on-line usam uma proteção de última geração para impedir o roubo ou o vazamento dos dados dos seus clientes;
- melhora da organização da empresa, que diminui o uso de papel, o que faz bem para seus cofres e para o meio ambiente;
- redução dos custos, já que há economia com papel e o aumento da eficiência operacional, que, por sua vez, gera a redução dos erros que causam retrabalho.
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Como fazer gestão de documentos on-line? Lista de boas práticas!
As melhores práticas para fazer a gestão de documentos on-line incluem:
- criar um sistema de organização que faça sentido para a realidade do seu negócio e que os colaboradores entendam — e usem — com facilidade;
- definir níveis de acesso aos arquivos conforme as responsabilidades para facilitar o controle das edições e o compartilhamento dos documentos;
- padronizar as nomenclaturas para identificar os arquivos de forma semelhante para facilitar a busca;
- monitorar os compartilhamentos e as edições para impedir a distribuição das informações com terceiros sem autorização;
- fazer backups — cópias de segurança — para evitar perda ou extravio de documentos importantes para a empresa.
Por último, vale a pena adotar uma solução de gestão de arquivos on-line para organizar seus materiais em um ambiente virtual integrado. Veja quais são as duas melhores para implementar a seguir!
Quais as melhores soluções de gestão de arquivos on-line para sua empresa?
1. Google Workspace
Uma das melhores soluções de gestão de arquivos on-line é o Google Workplace, a plataforma colaborativa do Google. Com o recurso, você cria e monitora documentos em diversos formatos, como arquivos de texto padrão — no Docs — e planilhas — no Sheets.
Adicionalmente, a ferramenta do Google conta com um Drive de armazenamento on-line para salvar toda a papelada — digital — da sua empresa em um único ecossistema que, inclusive, é todo conectado.
Na prática, significa que sempre que um colaborador editar um documento, a nova versão é salva automaticamente e fica disponível na nuvem. E as versões antigas também ficam salvas, ok? Você pode visualizá-las com facilidade para caso precise reverter uma alteração.
O Google Workplace é uma plataforma bastante segura e tem uma interface intuitiva, o que ajuda os novos usuários a se acostumarem com a ferramenta. A adoção, porém, tem um custo um pouco elevado, que pode “pesar” no orçamento da empresa.
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2. Zoho Workplace
Há uma solução para quem acha o Google Workspace muito caro: o Zoho Workplace. A ferramenta oferece recursos bastante semelhantes aos do concorrente e oferece ferramentas de trabalho indispensáveis para as empresas, como:
- Writer;
- Sheet;
- Show;
- Zoho Mail;
- WorkDrive.
Tudo isso por valores a partir de R$12 por mês e com flexibilidade para escolher o plano que melhor supre as necessidades da sua empresa.
Um dos pontos positivos do Zoho é seu sistema de segurança, que segue um padrão global de qualidade, e a integração com aplicativos nativos de outras plataformas.
Entretanto, o fato da ferramenta ainda não ser tão usada pode afastar algumas pessoas, já que é necessário um período de adaptação para que os colaboradores aprendam a usar seus recursos por completo.
Como escolher uma plataforma de gestão de arquivos on-line para sua empresa?
Ao escolher uma ferramenta de gestão de arquivos on-line, analise as necessidades e as possibilidades do seu negócio. Caso precise de uma plataforma mais robusta e completa e não tenha limitação de gastos, opte pelo Google Workspace.
Contudo, se o orçamento está apertado, mas, mesmo assim, sua empresa não abre mão da eficiência, o Zoho Workplace é a solução ideal para você.
Também vale pontuar que as plataformas oferecem períodos de uso gratuito para que os novos usuários chequem os recursos antes de assinar. Assim, caso tenha dúvidas sobre qual vale a pena, faça testes e, por fim, converse com um especialista.
A Safetec, por exemplo, tem mais de 18 anos de experiência e conta com consultores preparados para ajudar sua empresa a escolher as melhores soluções e implementá-las do zero.
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