Google Agenda: como garantir mais praticidade em empresas?

google agenda

Saber como usar o Google Agenda impactará positivamente na organização da sua empresa, produtividade do time e cultura de colaboratividade. E o melhor: ele é totalmente gratuito!

Com a correria do dia e o individualismo tão presente nas organizações, é difícil imaginar que existam ferramentas capazes de organizar dezenas de compromissos e, ainda, aumentar a interação entre equipes.  E é exatamente isso que o Google Agenda promete! 

Quer conferir este conteúdo por áudio? É só clicar no player a seguir!

A ferramenta, que já conta com mais de 1 bilhão de downloads só na Play Store e milhares de avaliações positivas na Apple Store, faz parte da rotina de bilhões de usuários quase que instintivamente.

Quando você responde um convite de um evento no Gmail e ele magicamente aparece na agenda do seu celular ou computador. Ou quando compra uma passagem e automaticamente o dia de partida aparece no calendário. É o Google Agenda em operação!

Mas será que utilizamos essa solução no seu potencial máximo? E mais, as empresas sabem como usar o Google Agenda para melhorar a performance da sua equipe?

Acredita que não?

Então, vamos resolver essa questão agora mesmo. Continue a leitura para entender o que é essa ferramenta de organização e as vantagens do Google Agenda para empresas.

O que é e como funciona o Google Agenda?

Google Agenda, ou Calendar, é uma ferramenta presente no conjunto de soluções de criação, colaboratividade e armazenamento do Google Workspace. Como o nome sugere, estamos falando de um sistema de calendário que pode ser utilizado para fixar datas, registrar compromissos etc.

Seu funcionamento é relativamente parecido com uma agenda comum, mas com a vantagem da automação inteligente e a “barreira anti-esquecimento”. Quantas vezes você já comentou: quase perdi aquele compromisso importante porque anotei na agenda e esqueci de olhar?

Isso é muito mais comum do que imaginamos e não está necessariamente ligado à falta de organização ou displicência. Hoje, precisamos gerenciar a vida pessoal, o trabalho, as rotinas sociais e os afazeres externos que dificilmente cabem nas horas úteis do nosso dia.

É natural, portanto, que o cérebro não consiga armazenar e categorizar as atividades de acordo com sua urgência. E, na verdade, uma agenda comum também não. Foi pensando exatamente nisso que, em 13 de abril de 2006, foi criado o Google Agenda.

A ferramenta permaneceu em fase beta, na sua versão teste, até julho de 2009, quando começou a ocupar a casa e o escritório de muitas pessoas ao redor do mundo. 

Suas vantagens ficaram evidentes logo de início, mas o Google, como líder em inovação, está sempre atualizando as inúmeras funcionalidades da ferramenta, o que garante aos usuários uma série de melhorias contínuas na rotina profissional e pessoal.

No tópico a seguir, listamos alguns dos ganhos de usar o Google Agenda em empresas, confira!

Vantagens de usar o Google Agenda em empresas

Como mencionado, o Google Agenda facilita a rotina dentro e fora do escritório e não apenas para colaboradores e gestores, como  para clientes! Suas ferramentas de organização e gerenciamento impactam, portanto, a performance individual, mas também coletiva.

Veja abaixo algumas das vantagens de usar o Google Agenda:

  • Mais praticidade em empresas 

Todas as ferramentas de automação do Google Workspace têm, por premissa, trazer mais praticidade para a rotina de seus usuários. O principal objetivo é transferir para estas soluções as atividades repetitivas, manuais e, muitas vezes, pouco estratégicas para o negócio.

Imagine, por exemplo, um gestor de projetos que precisasse alimentar manualmente uma planilha de Excel ou um mural de atividades, com os prazos de cada ação, início, equipe que participará, etapas etc.

Desgastante e completamente ineficiente, não é mesmo? E, pior, quanto mais pessoas envolvidas, mais complexo ficará o gerenciamento e a atuação alinhada de todos.

Com o Google Agenda, estas etapas podem ser automatizadas e registradas simultaneamente no calendário dos envolvidos. Isso traz muito mais praticidade para todos!

  • Melhora a produtividade de todo o time

Com a automação de etapas e atividades, possibilitada pelo Google Agenda, a equipe pode focar atenção, energia e tempo em ações mais estratégicas, que façam parte do core business do negócio.

Na prática, todos conseguem produzir mais, utilizando os mesmo recursos de capacidade, tempo e estrutura!

  • Unificação de calendários

Uma das funcionalidades do Google Agenda é unificar diferentes calendários, permitindo que o colaborador acesse, de maneira integrada, todos os seus compromissos, mesmo que eles tenham sido registrados em outras ferramentas.

Desta forma, é possível, por exemplo, migrar informações de empresas concorrentes, como a Microsoft e a IBM.

  • Integração com outras ferramentas

O Google é reconhecido pelo alto potencial de integração entre aplicações, softwares, sistemas e códigos distintos. A ideia é que o usuário consiga manter ferramentas legadas, sem abrir mão da inovação e modernização.

O Google Agenda não fugiria deste propósito, além de se integrar com as soluções do Workspace, ele permite a comunicabilidade com outras ferramentas de produtividade e criação, tais como:

  • Slack;
  • Trello;
  • Sheets;
  • Excel;
  • Gmail;
  • Forms;
  • Facebook Lead Ads;
  • Docs;
  • Sympla;
  • Hotmart;
  • Microsoft Outlook;
  • Tik Tok Ads;
  • Monday.com;
  • Instagram Business
  • Personalização

Outra vantagem do Google Agenda é a possibilidade de personalizar diversas operações dentro da ferramenta. O usuário tem o poder de estabelecer cores diferentes para projetos ou categorias de compromissos diversas.

Imagine, por exemplo, que uma secretária precise organizar os compromissos de uma clínica conforme os agendamentos de cada profissional. Ela pode colocar a cor roxa para pacientes da Doutora Camila, azul para os horários reservados com a Doutora Paula e vermelho para os do Doutor Vicente.

Isso, claro, facilita a identificação rápida da agenda de cada profissional, diminuindo erros, atrasos e confusões.

Essa funcionalidade melhora, portanto, a visualização dos compromissos, além de facilitar a categorização de ações mais urgentes. 

  • Mobilidade e colaboratividade

Essas são, sem dúvidas, algumas das mais importantes vantagens do Google Agenda. Como os registros são realizados na nuvem, os colaboradores podem criar, editar e compartilhar eventos e lembretes quando e de onde quiserem. Isso garante a mobilidade e o compartilhamento das informações em tempo real, sem os limites físicos do escritório. 

A colaboratividade é um reflexo direto dessa possibilidade, afinal, todos os usuários autorizados conseguem agregar dados e observações a um calendário em comum, facilitando, assim, o trabalho em equipe e a comunicação entre diferentes pessoas que operam um mesmo projeto.

Mas as vantagens não param por aí. Além das já citadas, o Google Agenda possibilita:

  • compartilhamento fácil, rápido e em tempo real de compromissos;
  • envio de convites com agendamento automático e RSVP (confirmação de presença);
  • acesso a dados para insights valiosos;
  • gerenciamento mais eficiente de tempo e tarefas;
  • conformidade com diretrizes e leis de segurança da informação. 

Dicas de como usar o Google Agenda

No item acima, você deve ter pensado em inúmeras atividades que podem ser aprimoradas ao saber como usar o Google Agenda, certo? Isso porque, ao analisarmos profundamente a rotina de qualquer empresa, ela está baseada em prazos e compromissos.

Isso vai desde a reunião informal com a equipe de marketing, para um brainstorm, até a entrega do projeto do maior cliente da organização. 

Ou seja, uma agenda automatizada, com uso de inteligência artificial e computação em nuvem, pode ser empregada em todas as áreas e funções do seu negócio.

Confira uma lista com algumas opções de como usar o Google Agenda:

  • incluir dados na gestão de performance;
  • cadastrar lembretes esporádicos ou frequentes;
  • marcar reuniões e eventos compartilhados no Google Agenda;
  • acompanhar equipe externa ou colaboradores que atuam no sistema híbrido;
  • agendar confraternizações e reuniões informais com o time;
  • ferramenta de micro metas para melhorar o engajamento

Como mencionamos anteriormente, a inserção de eventos compartilhados no Google Agenda e todas as demais funcionalidades da ferramenta são gratuitas. Mas é importante citar que existem alguns recursos premium para usuários das edições pagas do Google Workspace. 

Para quem procura mais robustez e possibilidades, este pode ser um dos melhores investimentos. Afinal, além de acessar soluções mais complexas, a empresa conta com inúmeras outras aplicações de produtividade e colaboratividade.

Quer conhecer mais sobre o Google Workspace e descobrir como ele pode alavancar a modernização do seu negócio? Então, fale com um dos especialistas da Safetec e comece sua transformação digital o quanto antes!

CONHEÇA NOSSOS MATERIAIS EDUCATIVOS

BAIXE AGORA UM DE NOSSOS MATERIAIS GRATUITOS!

Últimos Posts

SIGA-NOS NAS REDES SOCIAIS