Como usar o Google Workspace (antigo G Suite) na gestão de empresas?

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Se o seu objetivo é dar um upgrade na gestão do seu negócio, o primeiro passo é aprender como usar o Google Workspace. Digitalizar dados e processos diários é uma forma simples, mas muito estratégica de ganhar tempo e agilidade nas tarefas do dia a dia.

Além disso, o Google Workspace (antigo G Suite) faz a integração de todos os setores da empresa, padronizando as ferramentas e utilizando e criando um sistema de armazenamento em nuvem com controle de acesso e segurança.

No último levantamento divulgado pelo Google, o Workspace já tinha mais de 2,6 bilhões de usuários ativos mensais. Um ganho impulsionado fortemente pela pandemia que aumentou a quantidade de empresas em trabalho remoto.

Com isso muitos negócios precisaram adotar ferramentas que permitissem uma comunicação rápida e simplificada.

Para te ajudar a entender como usar Google Workspace, listamos abaixo um passo a passo com os processos iniciais e também algumas dicas para ser mais produtivo com as ferramentas do Google.

Boa leitura!

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace, antigo G Suite, é uma plataforma empresarial desenvolvida pelo Google que engloba várias ferramentas. Elas tem como principal objetivo colaborar para as atividades corporativas.

Portanto, a ferramenta pode ser usada tanto por uma grande organização quanto por uma pequena empresa, até porque, isso ajuda bastante a organizar os processos de gestão, armazenar informações, e até mesmo a criar soluções personalizadas usando a Inteligência Artificial do Google.

Vale dizer, contudo, que a plataforma tem como intuito dar para os gestores as ferramentas necessárias para a economia de tempo e otimização do trabalho. Além disso, ela permite que você possa acessar os dados e compartilhar ideias de qualquer lugar.

Qual o objetivo do Google Workspace?

O Google Workspace serve, dessa forma, para ajudar as empresas e melhorarem a sua produtividade, promovendo inovação nos seus negócios, atendendo tanto a necessidade dos gestores como dos próprios colaboradores.

É importante apontar, todavia, que a ferramenta foi criada em 2016 ainda com o nome de G Suite e somente passou a ser chamada de Google Workspace a partir de 2020. O sucesso da plataforma é tamanho que segundo o próprio Google, ela já conta com mais de 2,6 bilhões de usuários mensais.

Como funciona o Google Workspace?

A plataforma do Google é, dessa forma, um espaço amplo de trabalho que vai muito além de uma suíte de aplicativos. Com ela você consegue integrar todas as suas equipes e até mesmo promover o trabalho home office dentro do seu negócio de maneira muito mais fácil.

Isso acontece porque todas as ferramentas são integráveis e até mesmo compartilháveis. E como você pode ter total controle de acesso, dá para decidir quem poderá acessar um determinado dado e quem não poderá.

Além disso, os documentos podem ser compartilhados tanto por link quanto por e-mail. E dá para sincronizar as agendas e os trabalhos em equipe, onde dois colaboradores podem editar o mesmo arquivo com total segurança e privacidade.

E o acesso é muito simples também, sendo que você pode fazer um teste gratuito da plataforma por 14 dias. Depois é só escolher o plano que melhor se encaixa no perfil da sua empresa.

Quais as vantagens do Google Workspace?

O Google Workspace traz inúmeras vantagens tanto para grandes empresas quanto para os pequenos empreendedores que querem modernizar os seus negócios. Dentre as principais delas podemos citar:

  • maior integração entre as equipes;
  • aumento da produtividade;
  • facilitação do trabalho remoto.

Maior integração entre as equipes

Como o Google Workspace oferece uma grande integração e compartilhamento, as agendas dos colaboradores podem ser sincronizadas melhorando assim o alinhamento entre todo o time.

Além disso, em uma reunião, todos podem acessar os mesmos arquivos e editá-los, o que facilita a construção de ideias, mesmo quando a empresa está atuando no trabalho remoto.

Aumento da produtividade

Por conta da facilidade e integração dos apps, a plataforma ainda favorece a produtividade. Até porque os colaboradores acessam de maneira bem mais rápida os dados e aplicações que precisam.

Isso quer dizer que um colaborador não tem mais que esperar o outro terminar um serviço para ele começar a editar um documento. Tudo pode ser feito de maneira simultânea. Fora que as reuniões dos projetos são feitas de maneira remota.

Como resultado não há a necessidade de deslocamento , fazendo com que os colaboradores percam várias horas durante o percurso. Tudo isso torna o trabalho ainda mais produtivo.

Facilita o trabalho remoto

Como os dados são arquivados 100% em nuvem, as ferramentas podem ser acessadas de qualquer lugar. Seja através de um app, ou até mesmo um computador, o que colabora ainda mais com o trabalho remoto.

Mesmo com o fim da pandemia, é de se referir, contudo, que o trabalho remoto já se tornou uma verdadeira realidade, uma vez que ele ajuda na redução de custo e traz mais qualidade de vida para os colaboradores.

Portanto, as soluções em nuvens serão cada vez mais acessadas pelas empresas, e o Google Workspace é uma solução em nuvem que traz uma infinidade muito maior de recursos.

Quais os planos e preços do Google Workspace?

O Google Workspace oferece para os seus clientes quatro planos distintos, sendo que cada um deles é voltado para um determinado porte de empresa. Dentre os planos disponíveis estão:

  • Business Starter – Esse é um plano que custa R$ 24,30 por mês por usuário e tem menos capacidade de armazenamento, mas de todo modo oferece e-mail comercial personalizado, videochamadas com 100 participantes, 30GB de armazenamento, controle e segurança de gerenciamento e suporte padrão;
  • Business Standard – Esse plano custa R$ 48,60 por usuário e sua diferença para o anterior é que as videochamadas podem ter até 150 participantes e o armazenamento é de 2TB.
  • Business Plus – O Business Plus já é um plano mais sofisticado com controles mais aprimorados de segurança de dados, videochamadas com até 500 participantes e armazenamento de até 5TB. Esse plano é ideal para empresas maiores.
  • Enterprise – O Enterprise é bem mais personalizado e possui suporte aprimorado, controle avançado de segurança, armazenamento ilimitado e muito mais. O preço varia de acordo com a personalização que a empresa escolher.

Qual a diferença entre o G Suite e o Google Workspace?

Não foi só o nome da plataforma que mudou de G Suite para Google Workspace, houve também uma evolução em algumas funcionalidades. Só para citar um exemplo, foram introduzidos novos nomes e designs para ícones dos apps.

Foram lançados novos atalhos diretamente no layout do Gmail para agilizar a produtividade da equipe. Também foi incluído o app Salas para ser uma espécie de concorrente com o Slack e o modo picture-in-picture que permite continuar em uma videoconferência mesmo abrindo outras janelas do seu computador.

Além disso, foram incluídos novos planos para dar oportunidade aos pequenos empreendedores de usarem a plataforma investindo em um plano mais acessível como o Business Starter.

Como usar o Google Workspace?

Agora que você já sabe um pouco mais a fundo sobre o que é essa ferramenta, vamos mostrar como você pode usá-la no dia a dia da sua empresa. É só conferir esse breve passo a passo.

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1. Conheça as opções do Google Workspace

Antes de explicar a parte prática de como usar o Google Workspace, é importante entender que ele é um serviço formatado para empresas.

Consequentemente, ele possui recursos mais avançados que os aplicativos gratuitos do Google que todo usuário com uma conta Gmail tem acesso.

Os planos do Google Workspace oferecem e-mail corporativo personalizado e incluem ferramentas de comunicação e colaboração como:

  • Gmail;
  • Agenda;
  • Meet; 
  • Chat; 
  • Drive; 
  • Documentos; 
  • Planilhas;
  • Apresentações; 
  • Formulários;
  • Sites e muitas outras.

Existem quatro opções de planos: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise. Todos com período de teste gratuito de 14 dias.

As três primeiras opções atendem empresas com até 300 usuários. Companhias com mais de 300 pessoas, fazem a contratação direto com a equipe de vendas do Google ou com uma empresa parceira.

2. Defina um plano ideal para seu negócio

A próxima etapa para começar a usar o Google Workspace é definir qual o melhor perfil de plano para sua empresa. Essa escolha pode ser orientada pela quantidade de usuários.

Como o pagamento é feito por usuário ativo, esse parâmetro ajuda a calcular se o investimento cabe no orçamento da empresa. 

Saiba mais em >>> Google Workspace: valores, como comprar e os planos.

3. Faça a contratação online ou com um Google Partner

Como destacamos acima, é possível fazer a contratação pelo site do Google para os planos de até 300 funcionários. Você só vai precisar informar:

  • Nome da empresa;
  • Número de funcionários, incluindo você;
  • Região.

Outra forma é contatar um Google Partner, empresas parceiras do Google, que trabalham assessorando negócios a contratarem e usarem as ferramentas de colaboração e comunicação do Workspace.

A Safetec é uma empresa com selo Google Partner desde 2015 e assessora organizações que desejam migrar para o Google Workspace, auxiliando nos aspectos técnicos e práticos quanto ao uso do sistema.

4. Configure o domínio e crie a primeira conta

Depois de fazer a contratação, é criada a primeira conta que será o usuário Administrador (Admin) de todas as outras contas da empresa.

Nesse momento, se o seu negócio já tem um domínio registrado, é feita a integração do mesmo para usar o Google Workspace com endereços de e-mail personalizados. 

Dessa forma, todos os e-mails criados vão seguir o padrão: [email protected].

5. Comece a usar o Google Workspace

Com o e-mail Admin criado, existe um painel de administração que reúne um menu com várias configurações.

A primeira que deve ser feita é a criação das contas de e-mail dos demais usuários da empresa. Crie somente as contas necessárias e envie o acesso para que eles entrem e configurem uma nova senha.

Depois, é só migrar as informações e arquivos para a conta do Workspace e começar a usar o serviço. Na etapa inicial de adaptação, ter o suporte de um Google Partner ajuda a organizar melhor esse processo e evitar falhas.

Leia também >>> Google Workspace vale a pena? 7 vantagens de usar o serviço.

Para que serve o Google Workspace?

Entender como usar o Google Workspace não é uma tarefa difícil, mas exige atenção para escolher o plano ideal e fazer as configurações técnicas corretamente.

Mas passada essa fase, o Workspace serve para integrar e agilizar várias tarefas do dia a dia. Reunimos algumas funções iniciais que vão melhorar a produtividade da sua equipe:

Meet para reuniões online

O Google Meet é um aplicativo para fazer videoconferências ou chamadas de voz. É ideal para fazer reuniões online com a equipe e também com clientes.

No plano inicial, as chamadas podem ter até 100 participantes simultâneos, podendo chegar a até 250 nos planos avançados. 

Leia também >>> Videoconferência corporativa: 5 dicas para reuniões online.

Agenda para planejar compromissos

O aplicativo Agenda é uma ferramenta muito útil nas empresas que começam a usar o Google Meet. Além de compromissos pessoais, é possível criar eventos compartilhados com colegas de departamento ou de um projeto.

Cada pessoa convidada recebe uma notificação e ao confirmar a participação, o compromisso vira um card da agenda pessoal de cada membro. Simples e rápido!

Drive para armazenar e compartilhar arquivos

A ferramenta do Google Drive é muito estratégica para as empresas que usam o Google Workspace. Todos os documentos criados ou importados de um sistema antigo ficam armazenados nele.

Dessa forma, as empresas conseguem criar uma estrutura de arquivos compartilhados e acessível para os funcionários, de acordo com seu nível dentro da empresa.

Além disso, os funcionários ainda têm uma sessão pessoal dentro do Drive, onde mantém e gerencia os documentos, compartilhando com os colegas quando necessário.

Saiba mais sobre o app no artigo >>> Como usar o Google Drive para empresas: 4 passos + 5 dicas.

Google Workspace vale a pena?

Diante de tudo o que foi exposto neste artigo, você pode ver que essa é uma plataforma que realmente vale a pena, independentemente do porte que a sua empresa possui.

Afinal, com ela você consegue aumentar a sua produtividade, captar talentos mesmo a distância, pois terá mais facilidade com o trabalho remoto, e organizar melhor todo o seu trabalho.

Pronto para começar a usar o Google Workspace?

Agora que você já sabe tudo sobre o Google Workspace, pode planejar a migração da sua empresa para um sistema 100% integrado e digital.

Para fazer a melhor escolha e estruturar as soluções usando os serviços adequados, a Safetec pode assessorar a sua empresa.

Nossa equipe auxilia seu negócio a fazer a transição para um sistema na nuvem mais integrado e produtivo que vai transformar a maneira da sua equipe trabalhar. 

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