É comum que o dia a dia de uma empresa envolva o compartilhamento de arquivos, agendamento de tarefas, reuniões online e o envio de e-mails. E contar com as ferramentas certas, como o Google Workspace, é essencial.
Vale esclarecer que este é o nome do pacote de aplicativos em nuvem do Google, antes chamado de G Suite, que continua a ser atualizado a fim de entregar cada vez mais funcionalidades aos usuários.
Que tal entender como funciona o Google Workspace e as vantagens de adotar a solução na sua empresa? É só continuar a leitura para descobrir!
O que é e como funciona o Google Workspace?
O Google Workspace é o antigo G Suite, o pacote de ferramentas de colaboração online do Google. Todos os aplicativos disponíveis são ferramentas digitais que ajudam a realizar os trabalhos diários, com a vantagem de terem armazenamento em nuvem.
Em outras palavras, os arquivos são acessíveis de qualquer dispositivo, independentemente de a equipe estar toda na empresa ou trabalhar em home office, já que o acesso depende apenas de autorização e conexão com a internet.
Os principais aplicativos do Google Workspace são:
- Gmail: e-mail comercial personalizado com nome da empresa que segue o layout padrão do Gmail;
- Docs, Sheets e Slides: os equivalentes ao Word, Excel e PowerPoint da Microsoft;
- Chat: app para troca de mensagens entre os usuários das contas da empresa;
- Meet: aplicativo para reuniões de videoconferências (também pode ser usado só para chamadas de áudio);
- Forms: app que permite criar formulários com perguntas de múltipla escolha ou abertas;
- Spaces: ferramenta para criação de ‘canais’ de projetos a fim de centralizar todas as informações e anexar documentos importantes, repasses de reunião, fazer chamadas com o grupo e edições em arquivos ao vivo;
- Calendar: permite criar e compartilhar eventos, tarefas, lembretes e metas pessoais e em grupo;
- Drive: app para colocar arquivos em nuvem;
- Keep: criação de notas e lembretes;
- Gemini: assistente de inteligência artificial (IA).
O ponto alto é que, por funcionar 100% na nuvem, você não precisa instalar nenhuma ferramenta do Google Workspace nos computadores.
Essa característica facilita a adoção do sistema pelas empresas. Isso porque, ao contratar um dos planos do antigo G Suite, o responsável de TI precisa apenas criar as contas de e-mail de cada membro da equipe.
Com sua conta em mãos, cada colaborador pode começar a usar os aplicativos do Google Workspace ao fazer o login no navegador. Simples e prático, concorda?
Por que o Google Workspace é essencial para as empresas?
O Google Workspace pode ser considerado um grupo de ferramentas essencial para as empresas devido a uma série de fatores. O principal é o de permitir a colaboração em nuvem. Isto é, possibilita que mais de uma pessoa trabalhe de forma simultânea em um mesmo projeto.
E esse resultado é potencializado porque o Google introduziu atualizações que garantem a integração total entre as ferramentas.
Para ficar mais claro como esse recurso funciona, hoje, você pode começar uma videochamada diretamente por um documento do Docs e acompanhar em tempo real as edições dos outros participantes, por exemplo.
Adicionalmente, as empresas que adotam o Google Workspace têm segurança e flexibilidade, fatores ideais para companhias que contam com o apoio de equipes remotas.
Para convencer você, de uma vez por todas, de que vale a pena investir no Google Workspace, apresentamos a seguir uma lista das vantagens da ferramenta. Vamos conferir?
Quais são as vantagens do Google Workspace?
As principais vantagens do Google Workspace para as empresas são:
- Mobilidade das ferramentas;
- Escalabilidade das operações;
- Aumento da eficiência e diminuição dos gastos;
- Melhoria do controle administrativo;
- Aumento da produtividade.
Veja mais detalhes a seguir!
1. Mobilidade das ferramentas
Uma das principais vantagens dos aplicativos do Google Workspace para as empresas é, sem dúvidas, a mobilidade das ferramentas. Afinal, como os sistemas são em nuvem, basta ter autorização e acesso à internet para acessar qualquer arquivo compartilhado.
2. Escalabilidade das operações
Outro benefício é a possibilidade de escalar as operações sem ter a necessidade de realizar obras ou comprar novos equipamentos/softwares e pelo mesmo motivo do tópico anterior: o armazenamento em nuvem.
Essa característica permite adicionar usuários ou aumentar o espaço sempre que for necessário com poucos cliques.
3. Aumento da eficiência e diminuição dos gastos
Também precisamos mencionar o aumento da eficiência operacional, pois suas equipes colaboram entre si para realizar entregas com mais agilidade e precisão.
Ao mesmo tempo, existe a redução dos custos operacionais, uma vez que você paga apenas pela assinatura das ferramentas, o que costuma ser mais econômico.
4. Melhora do controle administrativo
Sabia que as soluções do Google Workspace para empresas também podem melhorar o controle administrativo? Isso porque permitem que você (como gestor) acompanhe em tempo real a execução das tarefas, mesmo em equipes remotas.
Dessa forma, consegue monitorar o desempenho, além de identificar e corrigir erros imediatamente. No final, a empresa só tem a ganhar.
5. Aumento da produtividade
Por último, temos o aumento da produtividade corporativa, que deriva da junção dos benefícios de mobilidade, escalabilidade e melhora da eficiência. No final, sua equipe produz mais, com menos esforço.
Quais são os principais aplicativos do Google Workspace?
Nós já apresentamos os aplicativos do Google Workspace, mas só para relembrar, a ferramenta oferece:
- Gmail;
- Docs, Sheets e Slides;
- Chat;
- Meet;
- Forms;
- Spaces;
- Calendar;
- Drive;
- Keep;
- Gemini.
Veja como cada um funciona logo abaixo!
1. Gmail
O Gmail é o e-mail profissional do antigo G Suite. Um detalhe importante é que a versão comercial tem a mesma interface do Gmail padrão gratuito. O que muda é que você pode personalizar as contas comerciais com o nome da sua empresa.
Por exemplo: o e-mail usuá[email protected] vira usuá[email protected] no Google Workspace.
Vale ressaltar que as contas do e-mail corporativo Google funcionam e são acessíveis de computadores, smartphones ou tablets, o que permite ter total mobilidade para que os usuários acessem de onde estiverem.
Uma das vantagens do Gmail é que os principais aplicativos do Google Workspace têm atalho na tela inicial do e-mail, como o Chat, Calendar, Tarefas, Meet e Spaces. Assim, em poucos cliques, os funcionários podem acessar essas ferramentas.
Adicionalmente, as ações criadas podem ser individuais ou compartilháveis com outros membros.
Outros pontos positivos do Gmail para empresas são:
- o dobro de armazenamento do Gmail pessoal;
- sem anúncios;
- suporte 24h, durante toda a semana;
- criação de endereços de e-mail ilimitados.
2. Docs, Sheets e Slides
Os aplicativos Docs, Sheets e Slides (os antigos Documentos, Planilhas e Apresentações) são ferramentas de edição de textos, planilhas de dados e criação de apresentações visuais.
Essas ferramentas se integram às contas Google e funcionam pelo navegador. No caso de quem pretende usá-los por smartphones ou tablets, ainda existem apps exclusivos de cada um que otimizam a visualização.
A criação e edição dos arquivos pode ser feita em grupo, com a possibilidade de acompanhar as alterações ao vivo e com chat integrado para facilitar a comunicação.
Outra funcionalidade útil é a de poder acompanhar o histórico de edições do arquivo, sem a necessidade de criar centenas de versões do mesmo documento.
Essa dinâmica não só é mais produtiva, mas também atualiza toda estrutura de gestão da empresa, o que faz com que os processos se tornem mais integrados.
3. Chat
O aplicativo Chat é a ferramenta de bate-papo interna do Google Workspace que permite que os usuários troquem mensagens, compartilhem arquivos e mandem convites de reuniões.
A agilidade na comunicação interna melhora a dinâmica entre as equipes que podem se comunicar em grupo, repassando a informação para todos os envolvidos.
O Chat está integrado ao Gmail no computador, dentro do app Spaces (que apresentamos mais à frente) e nos smartphones e tablets, podendo ser usado de forma independente.
O Chat é apenas um dos aplicativos que ajudam a melhorar a comunicação interna de uma empresa. Veja quais são as outras opções no nosso blog!
4. Meet
O Meet é o aplicativo para videoconferências e também para reuniões online apenas com chamadas de áudio. As chamadas são seguras e só podem ser acessadas por um link específico e o host da reunião consegue aprovar cada entrada, o que evita intrusos.
Além disso, as chamadas são criptografadas. Ou seja, as informações não costumam ser salvas automaticamente e nem podem ser violadas. Contudo, você pode gravar suas reuniões, caso precise compartilhar o conteúdo com o resto da equipe.
5. Forms
O aplicativo Forms (que antes era chamado de Formulários) continua com a mesma função: criar pesquisas internas, avaliações de processos, entre outros formatos. Os resultados são compilados automaticamente e podem ser exportados em formato de gráficos e anexados a apresentações.
O Forms também permite criar testes personalizados e personalizar a aparência da página para ficar alinhada à estratégia da sua marca e tudo com mecanismos de segurança, como criptografia (tanto em trânsito quanto em repouso) e proteção contra malware, por exemplo.
6. Spaces
O aplicativo Spaces (o antigo Salas) funciona como uma central de projetos, na qual é possível criar canais para cada projeto em andamento.
Cada canal é acessível apenas para a equipe que faz parte do grupo e concentra todos os documentos, reuniões e mensagens via chat. Com o app, a organização do trabalho fica ainda mais ágil e produtiva.
7. Calendar
O aplicativo Calendar (anteriormente chamado de Agenda) funciona tanto para o gerenciamento de compromissos pessoais quanto para os de trabalho. Dessa forma, é possível criar agendas de compromissos online separadas para cada um e compartilhar com colegas e equipes de projetos.
Atualmente, o Calendar também permite monitorar como você gasta o seu tempo (nos planos comerciais) e disponibilizar horários para que as pessoas marquem reuniões (que já ficam gravadas na sua agenda).
8. Drive
O Drive é o aplicativo para armazenamento de arquivos na nuvem. Todos os documentos que o usuário cria em qualquer uma das ferramentas do Google Workspace e aqueles compartilhados com ele ficam salvos no app.
Cada plano oferece uma capacidade de armazenamento por usuário, mas também existe a opção de comprar espaço ilimitado.
Hoje, o Drive é conectado ao Gemini (apresentamos logo mais) para oferecer uma experiência mais completa aos usuários, como analisar documentos e compilar as informações mais relevantes para você.
9. Keep
Precisa fazer listas de tarefas ou salvar notas em texto, e melhor, em áudio? O aplicativo Keep agiliza a organização dessas informações nos momentos mais corridos, o que permite que o usuário acesse posteriormente e dê continuidade às tarefas.
Vale destacar que, com o Keep, você pode marcar notas com cores diferentes, acessá-las mesmo quando não tiver acesso à internet e ainda compartilhar os arquivos com alguns cliques.
10. Gemini
Uma das novidades do Google Workspace é o Gemini, um assistente de inteligência artificial (IA) que se integra com os demais aplicativos do ecossistema. Com a ferramenta, você consegue, por exemplo:
- responder e-mails mais rapidamente;
- criar apresentações;
- editar efeitos e transcrever o conteúdo em chamadas pelo Meet;
- analisar dados para identificar tendências;
- criar propostas e argumentos de vendas mais persuasivos.
Inclusive, temos um artigo no nosso blog que fala sobre os recursos e a disponibilidade do Gemini. Aproveite para conferir!
Para completar este tópico, você ainda conta com outros aplicativos no Google Workspace, como:
- o editor de vídeos Vids;
- o criador de sites de equipes e projetos Sites;
- o assistente de IA para pesquisa NotebookLM;
- o criador de aplicativos no-code AppSheet.
E aí, pretende implementar o Google Workspace na sua empresa?
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