A transformação digital chega em todos os setores e não é diferente quando falamos em tecnologia no serviço público. A infraestrutura de instituições e órgãos governamentais e de classe também está evoluindo para a digitalização dos processos.
Esse avanço vem da necessidade de criar e oferecer serviços de forma mais ágil e igualmente segura, automatizando tarefas que os cidadãos podem solicitar sozinhos pela internet, sem precisar da figura do servidor.
Dessa forma, assim como nas empresas privadas, os funcionários do setor público podem focar nas análises de atendimentos mais complexos e que não podem ser digitalizados.
Até a troca de informações internas pode ser melhorada, implementando um sistema de comunicação e gestão integrada para facilitar a interação da equipe.
Continue a leitura e entenda melhor os desafios e as vantagens da tecnologia da informação no serviço público.
Quais os desafios para implementar a tecnologia no serviço público?
Um dos primeiros desafios que podemos citar em relação a tecnologia no serviço público é a burocracia que impede a digitalização de vários processos.
Dependendo do setor, muitas solicitações precisam ser presenciais, ter autenticação em documentos físicos, entre outros fatores.
Então, o trabalho exige uma análise criteriosa em relação aos processos e a rotina de trabalho. Se por um lado não é possível mudar o processo de emissão de um documento ou a realização de um processo de licitação, pode existir uma melhoria interna dos processos.
O Google, por exemplo, oferece o Google Workspace, um sistema com ferramentas de integração e comunicação, que consegue otimizar cerca de 90% das atividades desempenhadas no setor público.
Outro desafio é a criação de uma cultura digital dentro da área que atrasa a inclusão da tecnologia no serviço público.
O quadro de servidores em muitos órgãos e instituições públicas é antigo, acostumado com os padrões clássicos, o que cria uma certa resistência na inclusão de novas tecnologias.
Um dos fatores que motiva a resistência é a falta de familiaridade com sistemas digitais e até mesmo com o uso de computadores.
Mesmo diante desse cenário desafiador, a tecnologia está avançando e se tornando parte da realidade na área pública.
Confira no vídeo abaixo o bate papo entre a Roseana Faneco, líder do Grupo Mulheres do Brasil, no Recife, e Joaquim Camerino, gerente comercial da Safetec, sobre como criar uma cultura de mudança no setor público:
Como a tecnologia pode ser utilizada no serviço público?
Cada setor da área pública pode estudar a maneira como a tecnologia será incluída, de acordo com as possibilidades e necessidades do setor, criando formatos personalizados para utilizar os meios digitais.
Abaixo, listamos alguns exemplos gerais de como a tecnologia no serviço público pode (e já está) sendo utilizada. Confira!
Consultas digitais
Atualmente, várias consultas e solicitações podem ser feitas pela internet por meio dos sistemas criados pelas instituições federais.
Alguns exemplos são: emissão de nota fiscal, consultas de CPF e CNPJ, emissão de certidão negativa, entre vários outros processos.
Os bancos de dados que armazenam essas informações são hospedados na nuvem, o que permite gerenciá-los com melhor poder de escalabilidade e segurança.
Empresas como o Google, por exemplo, atendem diversos setores públicos com os serviços do Google Cloud. Conheça mais sobre a plataforma no artigo: ‘O que é Google Cloud Platform? Como funciona + 7 vantagens’.
Envio de documentos e declarações
Outra forma como a tecnologia vem sendo utilizada no setor público é para o envio de documentos e declarações para solicitações.
O objetivo é evitar que as pessoas tenham que ir até um órgão oficial várias vezes. Dessa forma, ele pode ir apenas para retirar sua solicitação pronta ou até recebê-la em formato digital, dependendo da burocracia necessária.
Um exemplo disso é o atual processo de declaração de imposto de renda que é 100% digital, realizado pelo sistema da Receita Federal.
Sistema de SAC digital
Os serviços de SAC digital também são outro exemplo de tecnologia aplicada no serviço público. Ao invés de aguardar em filas extensas nas sedes oficiais, os cidadãos podem solicitar atendimento virtual e, em alguns casos, por telefone.
Chats ao vivo e chatbots são alguns exemplos de recursos que ajudam a aliviar a carga de trabalho dos servidores, atendendo às solicitações mais rápidas e simples.
Integração da equipe interna
Além das soluções com foco no público externo, a tecnologia no serviço público também beneficia o trabalho interno dos servidores.
A padronização de ferramentas de comunicação escrita e falada ajuda as equipes a memorizarem o passo a passo para usar cada tipo.
Os recursos ‘Chat’ e ‘Meet’ que fazem parte do Google Workspace são recursos que facilitam e organizam a troca de informações no sistema de gestão pública, seja via texto ou videoconferência.
Conheça outros recursos no artigo: 9 ferramentas do Google para empresas GRATUITAS.
Otimização de processos
Uma gestão integrada de documentos e dados facilita a pesquisa diária dos servidores por informações solicitadas pelos diversos canais de atendimento.
Com a tecnologia no serviço público, é possível implementar arquivos em um local centralizado, seguro e compartilhado que as equipes podem acessar de vários dispositivos.
O ‘Drive’ do Google é um exemplo de serviço baseado na nuvem que possui armazenamento ilimitado e espaço suficiente para todos os documentos.
Qual a relevância da tecnologia e inovação para o setor público?
A tecnologia no serviço público é relevante devido aos resultados que proporciona na otimização das tarefas e na qualidade do atendimento oferecido. Em relação aos resultados, podemos destacar:
- Aumento da produtividade dos servidores;
- Melhora na qualidade da comunicação interna e externa;
- Redução nos custos;
- Aumento do retorno sobre o investimento (ROI);
- Dados da instituição protegidos com mais camadas de segurança;
- Maior capacidade de fazer cruzamento e análise de dados.
Leve a tecnologia para o seu setor!
Trabalha em algum órgão ou instituição do setor público e precisa melhorar a capacidade operacional e de gestão de dados e equipes?
Conheça o Google Cloud Platform e o Google Workspace, duas soluções modernas e baseadas na nuvem que podem contribuir para a modernização dos seus sistemas de trabalho.
A Safetec ajuda negócios a fazerem a transição para um sistema na nuvem mais integrado e produtivo que vai transformar a maneira da sua equipe trabalhar.
Fale com nossos consultores e comece hoje a modernizar sua estrutura de trabalho no setor público.
