Se você trabalha em uma empresa de TI ou tem interesse em ferramentas digitais, com certeza já ouviu falar da combinação Google Vault + LGPD, certo?
Não é de hoje que o Google é considerado um dos maiores líderes do mercado em inovação e tecnologia. As ferramentas da empresa já ocupam grande parte das atividades relacionadas à produtividade, eficiência, segurança e armazenamento.
Tais como o Gmail, Google Keep, Meet e demais funcionalidades do Google Workspace.
O fato é que, como uma gigante em inovação, a empresa também acompanha as mudanças na sociedade e demandas dos usuários. Além, claro, de alterações em leis e regulamentações que afetem o seu meio, como é o caso da Lei Geral de Proteção de Dados de 2018.
A lei, como você já deve ter vivenciado, forçou que as empresas estabelecessem práticas e uma política de segurança da informação mais rígidas. Isso, naturalmente, intensificou a busca por mecanismos, ferramentas e fornecedores que não apenas atendessem às normas, mas atuassem diretamente na proteção de dados.
É exatamente nesse contexto que entra a dupla Google Vault + LGPD!
Ainda não sabe muito bem o que diz a Lei Geral de Proteção de Dados e muito menos como o Google Vault pode auxiliar?
Não se preocupe, explicaremos tudo isso no decorrer deste artigo!
Boa leitura!
O que é e quais empresas devem se adequar à LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados, como adiantamos anteriormente, promulgada em 14 de agosto de 2018, dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, desde a sua captura até o descarte.
Seu principal objetivo é: “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e a livre formação da personalidade de cada indivíduo.”
Para isso foram definidas normas e diretrizes e, posteriormente, uma autoridade nacional para fiscalizar a aplicação da LGPD, chamada de ANPD (Lei 13.853/2019). Para desempenhar o seu papel, a autoridade deve fiscalizar, orientar, instruir sobre a regularização, impor sanções e, se for o caso, aplicar multas.
A empresa pode sofrer consequências caso não siga a LGPD?
Os custos financeiros para empresas que não cumprem as diretrizes é um ótimo estímulo para investir no combo Google Vault + LGPD. Dentro da lei, podemos encontrar quais são as consequências financeiras e econômicas, no caso de descumprimento:
“Art. 52. Os agentes de tratamento de dados, em razão das infrações cometidas às normas previstas nesta Lei, ficam sujeitos às seguintes sanções administrativas aplicáveis pela autoridade nacional:
I – advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas;
II – multa simples, de até 2% (dois por cento) do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado no Brasil no seu último exercício, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração;
III – multa diária, observado o limite total a que se refere o inciso II;
IV – publicização da infração após devidamente apurada e confirmada a sua ocorrência;
V – bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização;
VI – eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração.”
As penalidades e sanções podem variar conforme a gravidade da falha, e a Autoridade Nacional é a responsável por determiná-las.
Quer saber mais? Então, confira: Importância da adequação da LGPD em tecnologia e como fazer!
Quais empresas devem se adequar à LGPD?
Para aquelas empresas que acreditam não precisar se adequar a LGPD, por não manipularem dados para marketing, vendas ou tomadas de decisão, temos um alerta! Toda e qualquer empresa, seja ela pública ou privada, deve seguir a regulamentação de proteção de dados.
Afinal, todas acabam por capturar dados de fornecedores, clientes e colaboradores, mesmo que não sejam utilizados estrategicamente. E devem, portanto, se responsabilizar para evitar roubos e ataques em quaisquer etapas da manipulação.
Isso vale, inclusive, para o descarte dessa informação!
Quais estratégias e ferramentas auxiliam na adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?
Para se adequar à LGPD, o primeiro passo é compreender profundamente as regulamentações e contar com a ajuda de um profissional jurídico, se este for o caso. Principalmente para empresas que manipulam dados sensíveis, relacionados à origem racial ou étnica, saúde, opinião política etc.
O segundo passo é conhecer algumas ferramentas e boas práticas que colaboram com a segurança da informação. Tais como:
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Auditorias internas e externas
As auditorias são fundamentais para mitigar riscos e identificar rapidamente gargalos e falhas que podem facilitar roubos e invasões.
Como algumas das ações maliciosas podem ocorrer com o auxílio de colaboradores internos, o ideal é que a empresa realize tanto auditorias internas quanto externas. Aumentando, assim, a transparência e evitando situações de vulnerabilidade
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Informação
Informação e capacitação também fazem parte das principais estratégias de proteção de dados. Afinal, é muito comum que, por descuidos ou falta de conhecimento, os colaboradores acabem comprometendo as barreiras de segurança da empresa.
Seja clicando em links suspeitos, inserindo plugins ou baixando aplicativos desconhecidos, ou até mesmo deixando de atualizar ferramentas, sistemas e softwares de proteção.
Dessa forma, cabe à empresa educar seus colaboradores para que sigam todas as diretrizes e normas estabelecidas na política de segurança da informação e na Lei Geral de Proteção de Dados.
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Ferramentas tecnológicas
Por fim, uma das estratégias mais importantes para garantir a segurança da informação é o investimento em ferramentas tecnológicas seguras e eficientes. Que atuem tanto na finalidade proteção de dados, quanto colaborem para um armazenamento seguro, com barreiras de segurança robustas.
Tal como as ferramentas presentes no Google Workspace. Dentre elas temos o Google Vault, que além de possuir as barreiras de segurança de uma das principais líderes de tecnologia e inovação, também auxilia nas auditorias internas e externas.
Como o Google Vault ajuda na segurança de dados?
Google Vault é uma solução da Google focada em “eDiscovery” e compliance. Ediscovery, ou electronic discovery, é o método para buscar, localizar e obter dados e informações no cenário digital.
E compliance é o termo em inglês para confiabilidade, empresa que cumpre ou obedece às melhores práticas, regulamentações e diretrizes estabelecidas.
Ou seja, a perfeita somatória do Google Vault + LGPD garante que a empresa esteja em conformidade com a Lei de Proteção de Dados por meio da busca e localização de dados e informações eletrônicas.
Dessa forma, a ferramenta se torna um importante aliado do gerenciamento, identificação, localização e armazenamento de dados.
Bom, mas como exatamente a empresa consegue fazer a relação prática do Google Vault + LGPD?
Como sua empresa pode se adequar a LGPD com o Google Vault
Uma das regras estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados é que a empresa tenha total controle sobre todas as etapas de manipulação de dados. E consiga, portanto, identificá-los e localizá-los independentemente do seu processo.
Isso também é essencial para cumprir com outra regra: o usuário/cliente pode solicitar a exclusão completa de todas as suas informações em posse da empresa. Se ela não consegue buscar e localizar esses dados, não conseguirá deletá-los como solicitado.
Sem contar, claro, que o Google Vault é um aliado muito importante das auditorias externas e internas, do gerenciamento de TI e para a identificação de fraudes. Quando um colaborador realiza algum procedimento inadequado e exclui um e-mail importante ou que comprove a ação, isso acabaria se perdendo, não é mesmo?
O Google Vault permite que determinados usuários autorizados consigam resgatar quaisquer informações, inclusive as deletadas. Minimizando, assim, a probabilidade e frequência dessas ocorrências.
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