As plataformas colaborativas são soluções que toda empresa precisa ter para manter sua produtividade nas alturas. Afinal, os sistemas facilitam a comunicação entre as equipes por meio da criação de um espaço on-line compartilhado.
Vale ressaltar que o uso desses softwares está em crescimento desde a pandemia — um estudo do Gartner mostrou que houve um aumento de 44% no período. O Statista indica que esse cenário deve continuar, com a expectativa de que o mercado cresça quase 2% ao ano até 2028.
E você, quer saber como melhorar a colaboração no trabalho ao adotar soluções para aumentar a produtividade e reduzir os erros da sua equipe?
Então, continue a leitura, pois explicamos tudo no artigo a seguir!
O que é uma plataforma colaborativa?
Uma plataforma colaborativa é um sistema que cria um espaço de trabalho on-line que promove a integração de ferramentas (como editor de texto, planilhas, mensagens instantâneas e chamadas de vídeo) para centralizar a comunicação empresarial.
A solução também possibilita a criação, o compartilhamento e a edição de arquivos digitais em tempo real.
O objetivo é conectar as equipes para agilizar o trabalho diário — o que é possível pelo fato de as ferramentas serem acessíveis de qualquer lugar, desde que os usuários tenham autorização para visualizar os espaços e conexão com a internet.
Algumas das plataformas do tipo mais famosas são o Google Workspace e o Zoho Workplace — sobre as quais falamos mais a fundo logo adiante.
Agora que você sabe o que é uma plataforma colaborativa, vamos conferir quais os benefícios dessas ferramentas para as empresas?
Benefícios das plataformas colaborativas para o trabalho
1. Melhora da comunicação entre equipes
Uma das vantagens das plataformas colaborativas para as empresas é a melhora da comunicação interna, já que as ferramentas conectam as equipes — inclusive as remotas — em tempo real.
O benefício facilita o trabalho à distância, pois os colaboradores não precisam estar na empresa para desempenhar suas funções. Basta ter acesso à internet para se conectar à plataforma.
2. Centralização de informações
Um estudo do Gartner diz que 47% dos colaboradores relatam dificuldades para encontrar informações na hora que precisam.
Neste cenário, as ferramentas de colaboração on-line centralizam todos os dados em um só lugar e, assim, facilitam o acesso às informações.
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3. Redução de erros
O fato das plataformas colaborativas agilizarem a comunicação e manterem as informações centralizadas ajuda a reduzir os erros que podem prejudicar o andamento dos projetos e causar prejuízos.
O motivo principal é que tudo o que as equipes precisam está em um único lugar e os membros ainda podem tirar dúvidas e ter respostas em tempo real. Desse modo, a execução das tarefas ocorre com mais precisão.
4. Aumento da produtividade
As plataformas colaborativas promovem o aumento da produtividade das equipes, graças à junção de todos os benefícios que citamos acima, uma vez que a melhora da comunicação, a redução dos erros e a centralização de dados ajudam a equipe a produzir mais com menos esforço.
Como melhorar a colaboração no trabalho? Melhores plataformas para adotar!
1. Google Workspace
O Google Workspace é a plataforma colaborativa do Google — e a mais popular do mundo, com 44% dos usuários, segundo o Statista — e uma das melhores soluções para aumentar a colaboração no trabalho.
A solução conta com ferramentas que facilitam a integração do ambiente de trabalho — seja presencial ou remoto —, como:
- Google Docs (editor de texto on-line);
- Sheets (planilhas);
- Apresentações (criação de slides);
- Google Drive (armazenamento em nuvem);
- Gmail (e-mail corporativo seguro);
- Chat on-line;
- Meet (aplicativo de videochamada).
A solução conta, ainda, com um calendário e integração em tempo real entre todos os recursos próprios e de terceiros para aumentar a colaboração entre diferentes equipes.
Assim, os arquivos podem passar por edição simultânea de usuários de qualquer lugar do mundo.
Um ponto interessante é que o Google Workspace é o seu sistema de segurança, que usa uma tecnologia de ponta para impedir o acesso de agentes maliciosos aos ambientes virtuais das empresas.
Assim, sua equipe pode usar a plataforma para executar projetos inteiros e marcar reuniões on-line com a certeza de que as informações compartilhadas permanecerão em sigilo.
É preciso, no entanto, ficar atento aos preços, uma vez que a plataforma do Google costuma ser mais cara do que as outras opções com menos renome.
Veja mais detalhes sobre a solução neste artigo: tudo o que você precisa saber sobre como migrar para o Google Workspace
2. Zoho Workplace
Outra das soluções para aumentar a produtividade é o Zoho Workplace. A plataforma é uma alternativa direta ao Google, pois conta com recursos bastante similares, como:
- Zoho Writer (editor de texto);
- Sheet (planilhas);
- Show (slides);
- WorkDrive (armazenamento em nuvem);
- Zoho Mail (e-mail corporativo);
- Cliq (chat on-line integrado);
- Meeting (videochamadas).
Todas essas ferramentas se conectam e se integram com sistemas criados por terceiros — como o Google ou a Microsoft. A grande vantagem é que o Zoho Workplace tem um custo bem menor que os concorrentes, com planos flexíveis a partir de R$ 12 por mês.
Vale destacar que a economia não significa falta de segurança. Na verdade, a plataforma segue um padrão global que garante proteção a todos os seus usuários. Com isso, sua empresa pode criar e compartilhar planilhas e outros arquivos à vontade.
Um ponto que você deve analisar é o fato de a solução não ser tão popular quanto as outras opções do mercado. Portanto, pode ser necessário investir em um treinamento para a equipe e esperar um tempo para que todos se acostumem com a plataforma.
Como escolher a melhor plataforma colaborativa para sua empresa?
Só para recapitular as principais vantagens de cada plataforma colaborativa que apresentamos neste artigo:
- o Google Workspace oferece integração, robustez e confiabilidade;
- o Zoho Workspace entrega um bom custo-benefício e eficiência.
Posto isso, a escolha de qual usar depende do seu perfil de usuário — e recursos disponíveis —, já que, como falamos, a solução do Google demanda um investimento maior.
Outra dica para escolher é testar. As duas soluções oferecem períodos de teste gratuito para você avaliar os recursos e analisar se vale a pena continuar com a assinatura ou buscar uma alternativa.
Por fim, vale a pena contar com um apoio especializado. A Safetec, por exemplo, tem mais de 18 anos de experiência em consultoria e pode ajudar a escolher não apenas a melhor plataforma colaborativa para o seu negócio, mas também a implementar a solução do zero com eficácia.
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