Como compartilhar a Agenda do Google com outras pessoas

As agendas de compromissos online são ferramentas digitais muito úteis. Afinal, o smartphone é praticamente uma extensão do corpo humano. Quem trabalha em equipe em uma empresa, escola ou outra instituição deve aprender como compartilhar a Agenda do Google.

As soluções corporativas como o Google Workspace estão presentes em mais de 70% das empresas de todo o mundo. 

Como fica muito mais fácil alinhar a gestão com todos usando a mesma ferramenta, compartilhá-las também se torna muito mais prático.

Reunimos neste post um passo a passo de como compartilhar a Agenda do Google com outras pessoas de várias maneiras possíveis.

Conhecendo as possibilidades de configuração do Google Agenda online, você pode dividir seus horários disponíveis com sua equipe direta e até criar mais de uma agenda para conciliar os compromissos em diferentes áreas — profissional e pessoal, por exemplo.

Continue lendo e aprenda como compartilhar a Agenda do Google.

Como compartilhar a Agenda do Google: aprenda a fazer

Ao criar uma conta Google dentro do sistema do Google Workspace da empresa, o usuário tem uma agenda principal.

É possível também criar outras agendas paralelas a essa para gerenciar atividades específicas como: 

• projetos nos quais está envolvido; 
• compromissos familiares;
• compromissos pessoais e etc. 

Por exemplo, um profissional autônomo pode ter agendas separadas para cada cliente. As pessoas da equipe de uma empresa podem criar agendas familiares, com amigos ou pessoal para compromissos fora da empresa.

Então, é importante entender que cada agenda criada pode ser individual ou compartilhada com uma ou mais pessoas.

Com essa possibilidade em mente, as maneiras de compartilhar a Agenda do Google com outras pessoas variam.

Para que você conheça todas as opções, dividimos o passo a passo de acordo com o objetivo que você tem para compartilhar a Agenda do Google. Vamos aprender?

1. Compartilhando a Agenda principal do Google

Vamos começar do básico: como compartilhar a Agenda principal do Google com outras pessoas.

Para permitir que outras pessoas aceitem convites, criem reuniões, façam edições e compartilhem convites em seu nome, é preciso executar os seguintes passos:

–  Abra o Google Agenda no computador. OBS: não é possível mexer nas configurações pelo aplicativo para smartphones; 

– No lado esquerdo da tela, localize a opção ‘Minhas agendas’. A agenda principal terá o nome do dono da conta;

– Com o cursor em cima do nome da agenda, clique nos três pontinhos verticais e depois em ‘Configurações e compartilhamento’ no menu suspenso que será aberto;

– Na nova tela, também do lado esquerdo, aparecem as permissões. Nesse caso, o usuário pode escolher:

• compartilhar a agenda principal sem restrições: basta selecionar as caixas com as opções que aparecem ou;
• compartilhar a agenda principal com pessoas específicas: clique em ‘Adicionar pessoas’ e digite o nome ou endereço de e-mail. 

– Depois de selecionar o nome, clique em ‘Enviar’ para que a pessoa receba um e-mail com o link para a agenda.

– Clicando no link, a agenda compartilhada vai ser adicionada à lista ‘Outras agendas’ dos usuários. 

2. Delegar a agenda para uma pessoa específica

Imagine um diretor que tem uma secretária para auxiliá-lo na organização dos compromissos profissionais.

Nesse caso específico, para que a secretária administre a agenda, o diretor vai precisar seguir os passos abaixo de como compartilhar sua Agenda do Google:

– Acessar o Google Agenda;

– Localizar sua agenda no menu ‘Minhas agendas’ à esquerda da tela;

– Clicar nos três pontinhos verticais e selecionar a opção ‘Configurações e compartilhamento’;

– Na nova janela, vá até a seção “Compartilhar com pessoas específicas” e adicione o e-mail da pessoa que ficará responsável pela agenda;

– Na seção ‘Permissões’, selecione a opção ‘Fazer alterações e gerenciar compartilhamento’.

– Finalize clicando em ‘Enviar’.

Ao clicar no link recebido por e-mail, a secretária do nosso exemplo adiciona a agenda do diretor na sua conta e pode criar eventos em seu nome.

OBS: É importante destacar que esse tipo de acesso total não deve ser dado a muitas pessoas.

3. Criar uma agenda compartilhada

Outra ocasião na qual é preciso compartilhar a Agenda do Google com outras pessoas é quando um novo projeto entra no escopo de trabalho.

Para que todos os membros tenham acesso ao cronograma de compromissos, tarefas e datas de entregas, criar uma agenda compartilhada é a melhor solução.

O passo a passo é simples:

– No menu ‘Outras agendas’, no canto esquerdo da tela inicial do Google Agenda online, clique no símbolo ‘+’;

– Depois, clique na opção ‘Criar uma nova agenda’;

– Na nova tela que vai abrir ao lado, dê um nome para a agenda e crie uma descrição.

– Clique em ‘Criar calendário’;

– Na caixa de diálogo preta que aparece na parte inferior da tela notificando da criação da agenda com sucesso, clique em ‘Configurações’;

– Na seção ‘Compartilhar com pessoas específicas’, adicione todos os membros da equipe do projeto para que todos possam administrar essa agenda em conjunto.

– Finalize o compartilhamento clicando em ‘Enviar’.

Dê o play no vídeo abaixo para acompanhar as etapas na prática:

Leia também: Como e quando usar uma matriz de comunicação de projeto.

Dá para cancelar o compartilhamento da Agenda Google?

Sim. É possível cancelar o compartilhamento a qualquer momento quando ele não for mais necessário.

Basta acessar o app Agenda > Minhas agendas > clicar em> Configurações e compartilhamento. 

Na nova tela, vá até “Autorizações de acesso” e desmarque a caixa de seleção ‘Disponibilizar ao público’.

Para remover pessoas específicas, vá até a seção ‘Compartilhar com pessoas específicas’ e clique no ‘X’ para remover o usuário com o qual você não quer mais compartilhar a Agenda do Google.

Curtiu aprender como compartilhar a Agenda do Google?

Compartilhar o Google Agenda online não só é fácil, mas também muito útil no dia a dia de trabalho para garantir que nada passe batido entre os compromissos.

As ferramentas digitais são recursos estratégicos e com os quais é fácil a equipe se adaptar. 

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