A redução de custos de TI é um desafio para muitos gestores. É necessário desenvolver estratégias personalizadas e promover soluções que elevem a produtividade e cortem os gastos, sem colocar em risco a qualidade do serviço ofertado.
Em geral, a motivação para otimizar a gestão de custos de TI é promover a sustentabilidade no setor, evitar desperdícios e propor melhorias constantes para o fluxo operacional.
Para superar estes obstáculos, no entanto, é essencial investir em inovação, parcerias e serviços estruturados na nuvem.
Diante desse cenário, neste artigo, facilitamos a busca por soluções práticas e eficazes no dia a dia dos profissionais de TI.
Quer saber como fazer mais por menos? Continue a leitura!
Importância de uma gestão eficiente de TI
A importância de desenvolver uma gestão eficiente de TI é observada em sua contribuição para as demais áreas da empresa. Desse modo, equipes de alto desempenho equilibram ações preventivas e corretivas, o que aumenta o aproveitamento e a rentabilidade das tecnologias contratadas.
Muitas organizações sofrem com rotinas desorganizadas e a ausência de um plano para identificar ameaças antecipadamente. Não nos referimos a falhas catastróficas, pois esses eventos são bem mais raros e complexos do que o assunto do post.
Na realidade, erros simples, que acontecem a todo momento e passam despercebidos, limitam a atuação e o desempenho de uma empresa inteira.
No dia a dia, essas falhas geram lentidão de dispositivos, e ocorrem a partir da falta de cuidado de certos usuários, do uso de modelos ultrapassados e de manutenções não-programadas. Para outros setores, tais situações comprometem o seu potencial e causam perda de tempo, inatividade e outros problemas.
Já para a gestão de TI, uma quantidade excessiva de chamados, mesmo que tão “fáceis de resolver”, impede o planejamento de manutenções preventivas, desperdiça atenção de profissionais valiosos e impede um fluxo de trabalho adequado.
O que são estratégias para redução de custos de TI?
As estratégias para reduzir custos de TI são ferramentas, metodologias e boas práticas, adotadas para otimizar a atuação dos times. Conforme o nível de alerta da empresa, pode ocorrer dos especialistas formarem uma força-tarefa para zerar os chamados e dar um reset na operação.
Atualmente, a tecnologia está presente em praticamente todo tipo de negócio. À medida que as organizações crescem e somam mais funcionários, as ferramentas digitais permitem um trabalho mais eficiente, integrado e uniforme, e se consolidam como uma maneira prática de conectar diferentes setores.
Nesse contexto, a área de TI é determinante para o desempenho dessas equipes, afinal, é responsável por identificar necessidades, encontrar soluções, integrar ferramentas, treinar usuários e oferecer suporte técnico.
A redução de custos de TI utiliza estratégias que otimizam as habilidades internas e, simultaneamente, possibilita inovar a operação das outras equipes.
Nem sempre envolve diminuir o valor investido na manutenção do negócio. Frequentemente, a meta é melhorar a produtividade e o faturamento e aumentar efetivamente o ROI (retorno sobre investimento).
Quando essa é a solução praticada, vale a pena revisar os processos e integrações utilizados. Dessa forma, a gestão de TI é mais eficiente, e cria diretrizes e políticas para mitigar gatilhos críticos.
Desafios da gestão de custos de TI
No início do texto, mencionamos que a gestão eficiente de TI é responsável por reduzir custos operacionais sem comprometer a qualidade dos serviços prestados. De fato, esse é um dos principais desafios enfrentados por essa equipe.
O orçamento pode ser outra fonte de conflito. Em determinadas situações, simplesmente aumentar a verba, sem orientar a aplicação dos recursos, gera apenas mais desperdício.
Para contextualizar, mesmo a contratação de ferramentas promissoras pode ficar abaixo das expectativas, já que existem erros específicos que provocam inconsistências e incompatibilidades.
Vale destacar que, por natureza, é caro manter bons profissionais de TI, principalmente no cargo de gestor. Nesse caso, o investimento mantido no setor fica acima da média de outras equipes, mesmo sem garantia de resultados.
Como mapear maiores gastos em tecnologia?
Para mapear os gastos mais expressivos em tecnologia, avalie aspectos como:
- média de custos por chamado;
- tempo até resolver um problema;
- uso de ferramentas pagas;
- incidência de imprevistos;
- taxa de solução no primeiro contato;
- nível de satisfação dos clientes.
Ao fazer uma análise com esses dados, se torna mais fácil aplicar o monitoramento em longo prazo. Geralmente, as áreas que custam mais caro para a gestão de TI são:
- remuneração de equipe;
- excesso de manutenções não programadas;
- equipamentos defeituosos ou defasados, que precisam de troca.
A questão é haver uma diferença entre custos necessários e evitáveis. Por exemplo, o salário dos profissionais de TI é um investimento necessário, se considerarmos a demanda e a volatilidade do setor.
Do lado oposto, estão as manutenções imprevistas recorrentes e a necessidade de adquirir novos recursos. É possível superar ambos os desafios com alterações nos processos internos, realização de treinamentos e medidas para minimizar os níveis de desgaste.
11 soluções para reduzir custos de TI
Já que as estratégias para gestão de gastos não beneficiam apenas a área de tecnologia da informação, mas todos os times que utilizam seu suporte, criamos uma lista com 11 soluções para colocar em prática. Veja!
1. Migrar para a nuvem
A primeira sugestão é migrar para serviços em nuvem, como o Google Workspace e o Zoho Workplace. As plataformas disponibilizam aplicações, recursos e muitas outras vantagens para otimizar o fluxo de trabalho no setor.
Entre elas, destacamos que mudar a infraestrutura de TI para a nuvem resulta em uma economia significativa. Como os pacotes de programas não precisam de instalação, não há necessidade de hardwares potentes para todos os colaboradores.
Especialmente em relação à análise de dados, o cloud computing resume os investimentos em recursos estritamente necessários. Assim é possível eliminar os seguintes custos:
- desenvolvimento de software;
- licenciamento de pacotes de programas;
- manutenção de servidores locais;
- gastos embutidos referentes a serviços pouco utilizados.
2. Formar parcerias mais fortes
O departamento de TI está longe de ser um exército de um homem só. Na rotina desses profissionais, é necessário interagir com fornecedores, usuários, gestores e muitos outros. Nesse contexto, consolidar parcerias mais fortes e bem relacionadas pode alavancar a qualidade do serviço.
Afinal, há uma melhora na comunicação e receptividade dessas conversas; um componente simples e, ao mesmo tempo, de enorme potencial.
3. Analisar e renegociar acordos antigos
Por falar na relação com fornecedores, recomenda-se que a gestão de custos de TI reserve um tempo para rever acordos antigos. Em muitos casos, os parâmetros do contrato não consideram mudanças que acontecem ao longo do tempo.
Vale questionar preços, política de descontos, condições de pagamento e de logística. Os parceiros comerciais que desejam manter a parceria podem desenvolver propostas mais personalizadas e acessíveis, com base no momento de cada organização.
Além disso, existem os fornecedores que perdem qualidade gradualmente. Nesse contexto, especialmente em contratos de valor elevado, pode ser uma boa hora para reconstruir a cadeia de suprimentos.
4. Investir em ferramentas de colaboração
As ferramentas de colaboração são encontradas facilmente nos aplicativos em nuvem. Na prática, liberam documentos, planilhas, apresentações e muitos outros arquivos, e permitem acesso e edição simultânea por diferentes usuários.
Em determinados casos, como no Google Workspace, há, até mesmo, um campo de chat, para melhorar a comunicação entre as contas.
Mas se sua intenção é ter custos menores em TI, a solução mais em conta é o Zoho Workplace. Com gasto de apenas R$ 5, é possível ter acesso ao Zoho Mail. Para ter todo o pacote de ferramentas, o preço é de somente R$ 12. E mesmo com valores mais baixos que os outros serviços do mercado, sua empresa tem a mesma garantia de altos padrões de segurança.
5. Automatizar processos repetitivos
A automação de processos é uma das melhores aplicações de tecnologias de inteligência artificial. Assim, dispensa a necessidade de manipulação humana e coloca tarefas monótonas, repetitivas e cansativas na demanda de assistentes virtuais.
Para os colaboradores, a solução permite direcionar todo seu foco a questões realmente relevantes, que devem passar pelo senso crítico de agentes humanos.
Para a organização, a precisão e a confiabilidade da ferramenta permitem mitigar falhas no preenchimento de relatórios, no desenvolvimento de códigos, na alimentação de indicadores e até na criação de backups preventivos.
6. Aplicar a metodologia DevOps
A metodologia DevOps é indicada para empresas que enfrentam conflitos recorrentes entre desenvolvedores e operadores. O nome DevOps é a junção das áreas, inclusive na aplicação prática.
No método, a estratégia consiste em alinhar e unificar as equipes e incentivar uma conduta colaborativa, respeitosa e comprometida.
Geralmente, a solução se aplica em ciclos de desenvolvimento, teste e implementação, o que agiliza a coleta de feedbacks e a otimização das funcionalidades projetadas.
7. Integrar dados e sistemas
A integração de bancos de dados e sistemas de gestão, que também ocorre nos serviços em nuvem, promove a confiabilidade, segurança e fluidez no fluxo operacional.
Com ferramentas para compartilhar informações, enviar comunicados e avaliar produtos, o objetivo é diminuir os ruídos entre dois ou mais setores.
8. Bring Your Own Device (BYOD)
O BYOD é uma estratégia que permite e incentiva os colaboradores a utilizarem dispositivos próprios para realizar as tarefas do trabalho. Essa abordagem alivia o TI da responsabilidade de gerenciar e manter os equipamentos de todos os funcionários.
Contudo, isso não significa que os colaboradores ficam desamparados quando os aparelhos apresentam defeitos ou que fica permitido acessar todo tipo de site ou rede social durante o trabalho.
Em geral, para implementar o BYOD, as empresas constroem uma política de uso específica para esses dispositivos.
9. Utilizar sistemas de gestão empresarial
Os softwares de gestão empresarial, como ERPs e CRMs, são grandes aliados de centrais de vendas e atendimento.
Apesar de ter uma especialidade diferente dessas áreas, a gestão de TI também pode usar as plataformas para gerenciar as conversas realizadas com o cliente interno.
10. Desenvolver governança em TI
A governança de TI é um conjunto de requerimentos e boas práticas que ajuda a orientar os profissionais do setor, promover segurança de dados e a adoção de recursos que protegem a longevidade dos sistemas.
As normas vigentes sobre proteção de dados pessoais, como a LGPD no Brasil e a GDPR na União Europeia, indicam as responsabilidades e diretrizes para empresas que lidam com informações de terceiros.
Muitos dos sistemas que coletam e armazenam esses dados são automatizados e gerenciados por ferramentas digitais. Consequentemente, a gestão de TI precisa assegurar que o funcionamento das plataformas está conforme a legislação.
11. Aplicar treinamentos e atualizações
Por fim, ressaltamos a importância de realizar treinamentos e atualizações continuamente, dentro e fora do setor de TI.
O processo desenvolve profissionais mais capacitados e competentes, além de estimular e ensinar os funcionários da empresa a usarem dispositivos e serviços inovadores ou com os quais não estão familiarizados.
De nada adianta investir em pesquisas para encontrar e adquirir as melhores ferramentas de trabalho, se a pessoa que utilizar o recurso não explorar todo o seu potencial.
Nesse caso, o suporte técnico ajuda a trazer as equipes internas para o nível operacional desejado, bem como desenvolver habilidades práticas.
Além disso, há a necessidade de adaptar o treinamento ao onboarding. Afinal, garantir uma rápida adaptação para os novos funcionários melhora a experiência do cliente interno e agiliza a obtenção de resultados mais positivos.
Como uma consultoria em nuvem ajuda na redução de custos de TI?
A consultoria para serviços em nuvem é uma solução de destaque para redução dos custos de TI. Isso porque a parceria fornece uma perspectiva experiente na ferramenta, já que observa os processos de dentro para fora.
Com base nesse know-how e nas experiências de outros clientes, os consultores desenvolvem e dão suporte para a implementação de ferramentas assertivas, baseadas no cloud computing.
Nesse contexto, é possível agilizar a identificação de recursos com potencial valor para a gestão de TI. Ao mesmo tempo, a parceria acompanha os colaboradores enquanto descobrem as funcionalidades e aprendem a adaptá-las à sua rotina.
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