O Google Workspace é o nome atual do antigo G Suite, um conjunto de ferramentas online configuradas especialmente para aprimorar o trabalho em empresas. Mas você sabe quais os benefícios do Google Workspace?
Em outubro de 2020, o Google anunciou a mudança de nome de G Suite para Google Workspace e, junto, também lançou a nova identidade visual da plataforma.
Com o anúncio, o Google informou que o Workspace tem mais de 2,6 bilhões de usuários ativos mensais — em março de 2020, eram 2 bilhões de usuários no então G Suite, um crescimento de 30%.
Com o slogan “o trabalho não é mais um lugar físico”, o Google Workspace serve para integrar as funções de equipes, facilitando o armazenamento e o compartilhamento de arquivos.
Com a chegada da pandemia da Covid-19, trabalhar de casa virou uma rotina para muitos profissionais. Dessa forma, o Google Workspace pode facilitar a adaptação das empresas a essa nova realidade de trabalho.
Se o seu negócio precisa de uma solução como essa, confira os motivos pelos quais o Google Workspace vale a pena.
Por que usar o Google Workspace?
O Google Workspace é uma poderosa suíte de produtividade que combina diversas ferramentas de colaboração e comunicação. Sua verdadeira força reside na capacidade de impulsionar a produtividade, a colaboração e a eficiência em todos os níveis de uma organização.
Para começar, ele permite um nível de colaboração sem precedentes. Seja no Google Docs, Sheets ou Slides, os membros da equipe podem trabalhar juntos em um documento em tempo real, possibilitando um fluxo de trabalho mais ágil e dinâmico.
Além disso, a natureza baseada na nuvem do Google Workspace significa que todos os documentos, planilhas e apresentações estão sempre acessíveis, de qualquer lugar. Isso é especialmente valioso em uma era na qual o trabalho remoto e as equipes distribuídas se tornaram comuns.
O Google Workspace também oferece poderosas ferramentas de comunicação, como o Gmail e o Google Meet.
O Gmail é um dos e-mails mais populares e confiáveis do mundo e sua integração com o restante do Google Workspace torna a comunicação e a organização de informações muito mais fáceis.
Já o Google Meet permite realizar videoconferências de alta qualidade, o que é vital para manter uma comunicação eficaz em equipes distribuídas.
Fora isso, como um dos principais benefícios do Google Workspace, as empresas podem ter certeza de que suas informações estão protegidas por alguns dos melhores recursos de segurança disponíveis.
Isso sem dizer que é extremamente escalável. Independentemente do tamanho de uma organização ou do número de usuários, ele pode ser expandido ou reduzido para atender às necessidades específicas de qualquer empresa.
7 vantagens do Google Workspace para negócios
Para entender se o Google Workspace vale a pena, é importante saber quais vantagens ele pode agregar no ambiente de trabalho.
O objetivo é unificar a experiência do usuário, evitando que as equipes precisem de várias ferramentas e guardem inúmeros logins para trabalhar no dia a dia.
Listamos abaixo algumas vantagens que essas ferramentas de produtividade para empresas inseridas no Google Workspace podem proporcionar. Confira 7 benefícios!
1. É fácil fazer login
Provavelmente, você mesmo ou algum colega já esqueceu a senha de algum serviço que a empresa onde trabalha usa.
Um dos motivos pelos quais o Google Workspace vale a pena é que o usuário precisa apenas de um único login para acessar todas as ferramentas.
Assim, é bem fácil fazer login e acessar o Gmail, Agenda, Drive, Docs, Chats e Formulários, entre outros aplicativos.
A partir do e-mail, os funcionários podem acessar todos os recursos online, por meio do navegador, sem precisar baixar nenhum programa. No dia a dia, isso significa mais agilidade e produtividade para fazer o trabalho e interagir.
2. Personalizar o domínio do e-mail
Outra vantagem que mostra que o Google Workspace vale a pena é a possibilidade de personalizar o domínio do e-mail.
Um e-mail corporativo personalizado demonstra mais profissionalismo e ajuda os funcionários a separar as mensagens de trabalho das pessoais.
Então, se a empresa já tem um domínio comprado, ele pode ser usado para personalizar os e-mails. Em vez de ter endereços @gmail, os e-mails serão @suaempresa.
Na interface do e-mail, os usuários têm acesso fácil a outros aplicativos, como Drive, Chat, Meet e Agenda, entre outros. E não é necessário fazer login de novo.
A estrutura do Gmail também prioriza a segurança e bloqueia 99,9% dos ataques de spam, phishing e malware.
Leia também: Como funciona a segurança no Gmail?
3. Capacidade de armazenamento estendida a ilimitado no Drive
O app do Drive é o aplicativo de armazenamento na nuvem e, também, é uma das vantagens pelas quais o Google Workspace vale a pena.
De acordo com o plano contratado pela empresa, o armazenamento por usuário é superior ao plano gratuito. A conta grátis oferece 15 GB de armazenamento no Drive e, nos planos pagos, o armazenamento começa em 30 GB.
Dessa forma, as empresas podem escolher a melhor forma de gerenciar o espaço na nuvem e até escolher a opção ilimitada para não se preocupar com espaço.
4. Colaboração em tempo real
Trabalhar em equipe de forma remota pode ser complicado se a empresa não possui as ferramentas certas para facilitar a interação.
Essa é uma das razões pelas quais o Google Workspace vale a pena, pois é possível que várias pessoas acessem simultaneamente o mesmo arquivo, façam comentários e sugestões de alterações que ficam arquivadas no histórico de atualizações do documento.
Com isso, a equipe de um projeto pode criar e editar uma apresentação por meio de uma reunião virtual no Meet, colaborando em tempo real.
5. Facilidade de gerenciamento de contas e dispositivos
Quando uma empresa faz a assinatura de um dos planos do Google Workspace existe uma conta que funciona como administrador, chamado de Admin Console.
É a partir dela que as outras contas são criadas e o administrador é o responsável por gerenciar todas as permissões do que pode ser executado em cada uma.
Pelo Admin Console, pode-se bloquear extensões não confiáveis, ativar a verificação em duas etapas para logar nas contas e incluir autorização de login com código de verificação em novos dispositivos, entre outras funções.
A vantagem é que as alterações podem ser feitas em massa para todas as contas da empresa ou em contas específicas, quando for caso.
6. Proteção de dados reforçada com o Google Vault
As atividades de uma empresa geram milhares de dados e, como tal, preservar essas informações é importante para os casos em que é preciso fazer alguma pesquisa.
O Google Vault é um aplicativo que armazena dados das contas, inclusive das que já foram desativadas, pelo tempo necessário.
A definição de por quanto tempo e quando as informações serão armazenadas varia de acordo com a necessidade da empresa.
Isso evita a perda de dados quando um funcionário sai da empresa e ajuda em casos jurídicos para comprovar alguma situação. Aqui, o Google Workspace vale a pena, pois, sem ele, a perda de informação pode ser irreversível.
7. Usar vários tipos de dispositivos
Outra das vantagens pelas quais o Google Workspace vale a pena é que os colaboradores podem acessar seus e-mails e arquivos de vários dispositivos.
Como o sistema funciona online, ele pode ser usado de computadores, notebooks, smartphones e tablets. Assim, a equipe ganha mobilidade e agilidade para resolver problemas urgentes e garantir que as informações estejam sempre atualizadas.
Leia também o post: ‘Quanto custa o Google Workspace? Conheça os planos!’ e contrate a melhor opção para o seu negócio.
Como aproveitar os benefícios do Google Workspace? 5 passos
Os benefícios do Google Workspace que citamos são essenciais para que sua empresa mantenha uma rotina produtiva, em especial se o objetivo é aumentar cada vez mais o desempenho e performance da equipe.
Agora vem a pergunta: quer implementar a plataforma no seu negócio e confirmar se o Google Workspace vale a pena na prática? Para isso, é crucial seguir algumas etapas para fazer a migração dos seus dados. Confira!
1. Planejamento
Antes de tudo, é importante fazer um planejamento cuidadoso, decidindo quais dados precisam ser migrados, como emails, contatos, arquivos e calendários. Neste estágio, você deve considerar a necessidade de treinamento dos usuários e como será a mudança para o novo sistema.
2. Configuração do Google Workspace
O próximo passo é configurar sua conta do Google Workspace, o que engloba tarefas como configurar seu domínio, adicionar usuários e configurar serviços como o Gmail e o Google Drive.
3. Migração de dados
A migração real dos dados pode ser a parte mais complexa do processo. O Google oferece várias ferramentas e serviços para ajudar nessa tarefa, como o Google Workspace Migration for Microsoft Exchange para usuários do Exchange.
Outra ferramenta é o Google Workspace Migrate, uma plataforma que suporta a migração a partir de várias fontes. Para serviços de email mais simples, o Google Workspace também oferece a possibilidade de migração via protocolo IMAP.
4. Treinamento e adoção
Uma vez que os dados tenham sido migrados, é importante garantir que todos os usuários saibam como usar o novo sistema. Por isso é importante oferecer treinamento formal, tutoriais online, ou apenas um período de tempo para que eles se familiarizem com as novas ferramentas.
5. Transição e monitoramento
Finalmente, após a migração e o treinamento, é hora de fazer a transição completa para o Google Workspace. Durante este período, é vital monitorar de perto o sistema para resolver qualquer problema que possa surgir e garantir que tudo está funcionando conforme o esperado.
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