Empresas lidam com uma infinidade de documentos e contratos diariamente. Por questões legais, entre outras, o conteúdo desses registros é extenso e, muitas vezes, burocrático. Mesmo assim, em meio a infinidade de informações presentes, existem dados que são mais importantes que outros, pois geram mais valor para a sua operação.
E então, o que fazer para encontrar esses dados com mais eficiência e assertividade? Nesse cenário, o Intelligent Document Processing representa uma excelente alternativa, impulsionada pela integração de tecnologias no ramo de gestão documental.
Conhecido pela sigla IDP, o processamento inteligente de documentos é um conceito que visa extrair, analisar, interpretar e organizar informações coletadas. Para isso, a ferramenta utiliza vários recursos tecnológicos, principalmente baseados em inteligência artificial e machine learning.
A vantagem é a agilidade e eficiência das IAs para recuperar esses dados. Segundo a PwC, a tecnologia pode gerar uma economia de tempo de 30% a 50%, somente nas tarefas de filtrar dados não estruturados e escanear informações fragmentadas. Além disso, pode ser de 20% a 40% mais rápida para gerar relatórios e insights com base nesses dados.
Neste post explicaremos detalhadamente o que é Intelligent Document Processing e como a abordagem funciona. Ao final da leitura, você conseguirá entender o potencial dessas ferramentas e quais os principais motivos para integrá-las ao seu negócio.
Aproveite a leitura!
O que é Intelligent Document Processing (IDP)?
O termo Intelligent Document Processing representa um conjunto de tecnologias baseadas em IA e machine learning para automatizar a transformação de dados (não-estruturados e semiestruturados) em informações relevantes e compreensíveis.
De modo geral, IDP visa extrair, analisar e organizar registros presentes em documentos corporativos, separando apenas os fatos mais importantes e úteis. O mais interessante é que, conforme mencionado, a tecnologia é responsável por executar essa tarefa.
O que a ferramenta faz em segundos, uma pessoa extremamente capacitada poderia levar horas ou até dias. Sem mencionar que uma IA não enfrenta problemas como distração e cansaço. O resultado é um enorme ganho de tempo e assertividade na administração e utilização de documentos.
Saiba mais sobre o impacto da inteligência artificial nas empresas e na sociedade:
Como funciona o Intelligent Document Processing (IDP)?
O IDP funciona com inteligência artificial e machine learning. Usando algoritmos específicos, a ferramenta analisa documentos e consegue reconhecer padrões de informações. Após extrair e interpretar esses conjuntos, utiliza sua base de conhecimento para definir o que é relevante e o que não é.
Em geral, quanto mais registros processar melhor será a adaptação dinâmica do sistema. Isso por conta da capacidade de aprendizado da máquina, que consegue aperfeiçoar seus algoritmos continuamente, sem a necessidade de intervenção humana recorrente.
Existem outras tecnologias relevantes para o Intelligent Document Processing:
- Processamento de linguagem natural (PNL): algoritmo voltado para reconhecer padrões linguísticos, contextos, nuances e conteúdo relevante no texto dos documentos;
- Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): a função do OCR é transformar documentos físicos em digitais, como um escaneamento, só que capaz de gerar um arquivo de texto executável e editável.
4 exemplos de usos do IDP em setores corporativos
1. Uso no setor financeiro
No setor financeiro, a principal aplicação do processamento inteligente de documentos está na análise automática de dados fiscais, documentos, contratos, relatórios e similares. O sistema fornece precisão e eficiência, o que reduz falhas que são, simultaneamente, simples e impactantes —como erros de digitação no preenchimento de dados, valores divergentes, entre outros.
2. Uso na área de vendas
Mediante a análise de pedidos de compra, recibos e contratos de prestação de serviços, por exemplo, a tecnologia do IDP atende demandas recorrentes de equipes comerciais. Além de atuar em muitos aspectos da gestão de fornecedores, a ferramenta consegue alimentar indicadores e otimizar o monitoramento do desempenho da equipe.
3. Uso na área da saúde
A gestão documental por software é útil para hospitais e clínicas na hora de analisar registros sigilosos dos pacientes. Assim, é possível coletar e armazenar informações sensíveis e relevantes em um ambiente seguro, sem a necessidade de manipulação humana de dados e imagens médicas mais sensíveis.
4. Uso no atendimento ao cliente
A ferramenta analisa documentos de identificação, comprovantes de endereço, extrato bancário e outros registros relevantes para o atendimento ao cliente, sem a necessidade de intervenção humana.
Mais uma vez, a vantagem está na proteção das informações confidenciais. Além disso, nesse contexto é possível analisar e interpretar os dados com maior rapidez e assertividade.
Benefícios do processamento inteligente de documentos
O Intelligent Document Processing é uma verdadeira revolução da gestão de documentos por integrá-la às tecnologias de automação e reconhecimento de linguagem.
Os principais benefícios são:
- automação de tarefas recorrentes e propensas a erros;
- redução de custos operacionais;
- maior eficiência para a gestão de documentos;
- maior precisão na análise e interpretação de dados relevantes;
- criação de relatórios e insights de alto valor.
Automação de tarefas recorrentes e propensas a erros
Em tarefas recorrentes, monótonas e repetitivas, o cérebro humano pode se cansar rapidamente, diminuindo a capacidade de raciocínio e, consequentemente, aumentando a incidência de erros.
Até falhas mais simples, como anotar uma data errada ou errar um dígito no valor de uma nota fiscal, podem impactar negativamente a organização, é fácil concluir que as falhas humanas podem ser mitigadas com o processamento automatizado.
Conforme dados divulgados pela McKinsey, a aplicação de IA generativa pode aumentar a produtividade das equipes de 30 a 45%.
Redução de custos operacionais
Um estudo conduzido pelo Slack mostrou que:
- 90% das organizações que adotam tecnologias baseadas em IA poderão reportar ganhos de produtividade;
- 77% dos colaboradores acreditam que automatizar tarefas recorrentes pode ajudá-los a entregar mais resultados e em menos tempo;
- economia de tempo gerada por ferramentas de automação pode chegar a 3,6 horas por semana.
Com uma operação mais produtiva e eficiente, é possível obter um maior retorno sobre os investimentos feitos na formação do quadro de funcionários.
Em outras palavras, o custo para manter a operação é reduzido, já que os resultados são mais expressivos, sem ter aumentado o valor aplicado.
Maior eficiência para a gestão de documentos
O IDP minimiza as distrações e remove trabalhos repetitivos da agenda dos seus especialistas. Assim, todo o potencial dos colaboradores pode ser utilizado em ações mais estratégicas, que requerem a perspectiva analítica de pessoas reais.
Maior precisão na análise e interpretação de dados relevantes
Como a tecnologia aprende e aprimora sua capacidade de analisar e interpretar textos com o tempo, quanto mais interações ocorrem, melhor ela fica. Assim, a precisão do processamento aumenta e os dados se tornam cada vez mais relevantes e confiáveis.
Criação de relatórios e insights de alto valor
O processamento inteligente de documentos encurta bastante a jornada da gestão documental. Isso porque, além de analisar e filtrar os dados mais relevantes, automaticamente cria relatórios e fornece percepções que podem contribuir para o planejamento estratégico do seu negócio.
Conecte pessoas e ferramentas inteligentes de onde estiver
Na gestão empresarial, é altamente indicado contar com softwares inteligentes e sistemas em nuvem para deixar a operação mais eficaz e escalável. Diante disso,
O IDP é extremamente fácil de integrar em plataformas de gestão, tanto em ERP quanto CRM. É uma vantagem bônus de ferramentas de automação. Usando a nuvem e softwares completos, a adaptação das funcionalidades é praticamente instantânea, agregando valor à operação desde a aquisição.
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