O que é sistema de gestão integrada: benefícios e a ferramenta ideal para otimizá-la!

Na era da integração e intercomunicação de setores, é fundamental compreender o que é sistema de gestão integrada e como ele pode se tornar ainda mais eficiente com o uso de outras ferramentas e tecnologias.

Hoje, as empresas procuram se adequar às rápidas transformações, investindo em automação, tecnologia e ferramentas digitais. Mas, por muitas vezes, não se atentam para a necessidade de gerar e possibilitar integração entre setores, estratégias e, principalmente, normas.

Investir em um sistema de gestão integrada vai além de automatizar processos, trata-se de uma adequação à demanda por um gerenciamento unificado de informações e dados.

Vamos entender melhor o que é esse sistema, a importância dele para as empresas e como torná-lo ainda mais eficiente?

O que é gestão integrada?

Antes de compreendermos a automação por trás desse sistema, é preciso saber o que é gestão integrada. Pense nos diversos setores de uma empresa, operacional, serviços, financeiro, relacionamento. Cada um deles precisa de um gerenciamento, certo?

Normalmente isso é realizado por um gestor que age de maneira independente dos demais setores, na maior parte dos processos de decisão. Isso é feito, claro, alinhado com os objetivos, metas, valores e visão da empresa, mas sem comunicação em tempo real com outras áreas.

Aumentando, assim, as chances de desencontros, ruídos e ineficiência. Se consideramos a empresa como um conjunto de engrenagens, é lógico imaginarmos que uma gestão integrada seja muito mais eficiente, correto?

Com ele, os gestores podem compartilhar, em tempo real, informações e dados relevantes para todos os setores. Aumentando, assim, a assertividade de processos decisivos e unificando o gerenciamento.

Mas, como você já deve imaginar, realizar esse gerenciamento manualmente, ou com o uso de planilhas, seria trabalhoso e pouco eficiente.

Por isso, hoje, existem inúmeras ferramentas que podem automatizar a gestão integrada. Falaremos sobre mais algumas no final desse artigo, mas não poderíamos deixar de citar o próprio sistema de gestão integrada.

O que é sistema de gestão integrada?

Sistema de gestão integrada, também conhecido pela sigla SGI, é um software completo que organiza, comunica e auxilia no gerenciamento das operações de uma empresa. Isso, claro, inclui diversos fatores e automatiza uma infinidade de funções de gerenciamento.

Na prática, o sistema de gestão integrada centraliza todas as informações e dados em um único local, para que os setores se comuniquem rapidamente, gerando uma administração unificada e muito mais integrada.

Vale ressaltar que não estamos falando de um sistema que integra apenas as estratégias ou metas da empresa, como também normas de interesse, regulamentações, atualizações, indicadores, etc.

Ou seja, a ideia é que possamos aumentar a comunicabilidade entre setores, para que os envolvidos atuem em conjunto na solução de problemas, implantação de estratégias, atualizações. E, claro, na busca pelos melhores objetivos.

Como você já deve imaginar, o sistema de gestão integrada pode trazer inúmeros benefícios para os setores, individualmente, e para a empresa. Vamos analisar alguns deles?

Qual a importância do SGI?

A integração oferecida pelo SGI é fundamental para a atualização e comunicabilidade em tempo real. Atuando de maneira unificada em todo o fluxo operacional.

Isso, claro, gera inúmeros benefícios de produtividade, eficiência e, principalmente, na minimização de erros e falhas em pontos críticos do gerenciamento. Entenda melhor abaixo:

  • Mais produtividade para todos os setores

A automação da gestão integrada permite que inúmeras funções sejam realizadas automaticamente, agilizando o fluxo operacional e gerencial. Desta forma, é possível focar tempo e energia em atividades mais críticas ou estratégicas.

A gestão integrada também minimiza as chances de falhas humanas, diminuindo, assim, o retrabalho. Tornando todo o processo de gerenciamento muito mais ágil e produtivo. Isso, claro, reflete diretamente no andamento de projetos e demais planejamentos.

Não deixe de ler: Plano de ação para aumentar a produtividade sem estresse.

  • Maior assertividade em processos decisivos

Um bom sistema de gestão integrada é capaz de desenvolver relatórios extremamente valiosos, capturando dados de todos os processos fundamentais para o gerenciamento. Com eles os gestores podem ter acesso a dados, informações de performance e deficiências com muito mais clareza e segurança.

E melhor, as análises das informações podem ocorrer em tempo real, de maneira atualizada e ágil. Permitindo, assim, a construção de um embasamento muito mais confiável e sólido para tomadas de decisões assertivas.

  • Transparência

O acesso democrático a normas, regras, dados e informações de todos os setores também impacta na transparência do gerenciamento. Aumentando, assim, a confiança de todos os gestores e colaboradores. O que, naturalmente, impacta na relação empresa e equipe.

  • Diminuição de riscos e irregularidades

Como mencionamos anteriormente, um sistema de gestão integrada permite a atualização de normas, leis e regras (internas ou externas) em tempo real. Isso quer dizer que os gestores podem atender mais rapidamente às mudanças exigidas.

Evitando, assim, que a empresa ou o setor acabe agindo de forma irregular quando há alterações a serem seguidas. A atualização também permite mais agilidade na adequação e adaptação a novas regulamentações e diretrizes.

  • Padronização

Outra vantagem do sistema de gestão integrada é a padronização de processos. Afinal, a integração de dados possibilita que a empresa esteja toda alinhada no gerenciamento de documentos, metodologias, gerenciamentos fiscais, etc.

Isso, claro, gera maior efetividade e profissionalismo para toda a área gerencial.

  • Redução de custos

Como vimos anteriormente, o sistema de gestão integrada minimiza falhas, retrabalho e aumenta a produtividade do gerenciamento. Isso afeta diretamente na otimização de recursos e, consequentemente, na redução de custos.

Além de facilitar a identificação de pontos de ineficiência e gargalos. Agilizando, assim, a correção destes.

Resumidamente, quando realizada da maneira correta e com as ferramentas adequadas, a gestão integrada otimiza inúmeras etapas e processos de toda a empresa. Possibilitando um gerenciamento unificado e eficiente.

Agora que você já conhece algumas das principais vantagens do sistema de gestão integrada, vamos ver como potencializar os ganhos com essa solução?

Ferramenta que pode dar suporte ao sistema de gestão integrada

Como você deve ter notado, o sistema de gestão integrada depende de ferramentas tecnológicas que permitam a integração e o fácil acesso a dados e informações, certo?

Hoje existem inúmeras soluções que podem auxiliar nesse sentido. Como as oferecidas pelo Google, veja só:

  • Google Workspace para empresas

70% das empresas mais inovadoras do mundo já usufruem dos benefícios do Google Workspace (G Suite). São mais de 100 mil usuários que conseguiram aumentar sua produtividade em 57% implementando todas as vantagens do Google Workspace com a consultoria da Safetec.

Com o Google Workspace, todos os recursos que você precisa estão em um só lugar. Assim, independentemente de você trabalhar na empresa, remoto, ou parte em casa e parte na empresa (ou na rua, visitando clientes!), você tem tudo que precisa sempre perto. Além disso, consegue trocar informações de forma ágil com colegas, gestores, clientes e parceiros!

Como vimos, isso é definitivamente o que precisamos para otimizar ainda mais uma gestão integrada, não é mesmo? Listamos abaixo algumas das funcionalidades do Google Workspace para o seu negócio:

1. E-mail corporativo personalizado

O Gmail para empresa é um webmail poderoso e cheio de funcionalidades para facilitar seu dia a dia. Ele pode ser usado offline e suas mensagens serão enviadas assim que houver conexão

E o melhor, ele é integrado automaticamente ao Google Chat, facilitando a comunicação em tempo real, tão importante para a gestão integrada!

2. Edição de diversos arquivos simultaneamente e em tempo real

Com as ferramentas colaborativas do Google Workspace, você e sua equipe criam textos, apresentações, planilhas, formulários, sites e muito mais. E todos têm acesso às últimas versões atualizadas, quando e onde estiverem.

E tudo isso com o uso de cloud computing, ou seja, o armazenamento é na nuvem, você cria textos e já compartilha com quem pode ajudar ou vai aprovar. Afinal, basta autorizar as funções que você quer disponibilizar e os outros usuários podem fazer edições, sugestões, etc.

3. Google drive

No Google drive você tem todos os seus arquivos seguros e acessíveis de onde estiver. Com o espaço ideal de armazenamento, conforme cada versão do G Suite escolhida. E, além dos próprios arquivos das ferramentas do G Suite, você pode armazenar o que quiser, como vídeos, fotografias, PDFs e muito mais.

Com essa ferramenta, os gestores não precisam se preocupar sobre onde está a última versão dos arquivos. Agora está tudo na nuvem, com muita segurança, para acessar de qualquer dispositivo, a hora que quiser.

Quer descobrir qual a melhor versão e quais as funcionalidades mais indicadas para o seu negócio? Então, conte com a Safetec!

A Safetec é G Suite Partner!

A atuação pioneira e com resultados comprovados da Safetec garantiu o status de G Suite Partner. O que significa que ela pode trazer novidades do Google em primeira mão, contar com executivos dessa empresa em seus projetos e oferecer treinamentos exclusivos.

E, claro, diversas outras vantagens para garantir o sucesso do seu negócio usando todas as vantagens do Google Workspace.

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