A modernização do setor público exige tecnologias que simplifiquem processos e reduzam custos. A burocracia das compras governamentais, porém, pode atrasar a adoção de soluções inovadoras. É nesse contexto que a Ata de Registro de Preço (ARP) se torna uma ferramenta estratégica.
Segundo um estudo da Staufen, apenas metade das empresas realiza a digitalização interna. Entre as que a adotam, 86% buscam otimizar a eficiência operacional.
Para alcançar esses resultados, é necessária agilidade na contratação de recursos tecnológicos — e é aí que a ARP se mostra indispensável.
Neste artigo, entenda como funciona esse instrumento, suas vantagens, como aderir e muito mais.
Vamos lá?
O que é a Ata de Registro de Preço e como funciona?
A Ata de Registro de Preço (ARP) é um documento formal que contém os valores, prazos e condições de fornecimento de produtos e serviços que passaram por licitação, geralmente por meio de pregão eletrônico ou presencial.
Esse termo faz parte do Sistema de Registro de Preços (SRP), um mecanismo que o setor público brasileiro utiliza para agilizar compras e garantir transparência nos processos.
Após o registro da ARP, é possível obter os mesmos itens sem a necessidade de realizar uma nova chamada, desde que respeite os requisitos. A validade é de até 12 meses, e não há exigência de efetuar a aquisição, somente a possibilidade de contratação durante esse período.
A ata é de emissão obrigatória e segue regulamentações específicas, como a Lei nº 8.666/1993, que estabelece normas gerais sobre licitações e contratos no setor público.
Mas você sabia que essa pode ser uma ferramenta estratégica para o fornecimento de tecnologia para o governo? Descubra por que vale a pena aderir e como pode beneficiar sua unidade.
Qual a importância da contratação de TI por órgãos públicos por meio da ARP?
A contratação de TI por órgãos públicos é extremamente importante para uma gestão mais eficiente. Nessa questão, o uso da Ata de Registro de Preço se destaca como uma alternativa inteligente para superar os desafios do sistema administrativo e procedimentos lentos.
Confira as principais vantagens dessa abordagem.
Redução da burocracia
A ARP para licitação de tecnologia dispensa a necessidade de novas ações licitatórias para cada aquisição. Após formalizar os valores e condições uma única vez, é possível emitir ordens de fornecimento diretamente, o que simplifica o processo e reduz a carga burocrática.
Agilidade na contratação
Enquanto um edital de compras tradicional pode levar semanas ou até meses para concluir, a contratação por meio da Ata de Registro de Preço é imediata. Dessa forma, os órgãos governamentais podem atender a demandas urgentes de forma rápida e eficiente.
Segundo pesquisa da PwC, 23% das empresas acreditam que podem melhorar a eficiência operacional com uma estratégia de transformação digital.
Previsibilidade orçamentária
Com custos fixos por até 12 meses, os gestores públicos têm maior controle sobre seus orçamentos. A previsibilidade financeira é crucial para o planejamento de despesas e investimentos em tecnologia.
Ampla gama de soluções
É possível utilizar a ARP para a contratação de diversas soluções de TI para o setor público, como:
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- segurança da informação: proteção contra ataques cibernéticos e vazamentos de informações;
- cloud computing: hospedagem segura e escalável para bancos de dados e aplicações;
- softwares de gestão: sistemas de tecnologia para governo que otimizam a direção de processos e recursos;
- infraestrutura de TI: equipamentos e serviços essenciais para o funcionamento online das instituições;
- plataformas de Workplace: ajudam a tornar as tarefas colaborativas e rotinas mais ágeis e produtivas.
Leia também: Como ferramentas colaborativas estimulam a proatividade no trabalho
Como um órgão público pode aderir a uma ARP para licitação de tecnologia já existente?
A vinculação a uma Ata de Registro de Preço já existente dispensa a necessidade de um novo processo licitatório. Esse mecanismo segue o Decreto n.º 7.892/2013 (com a atualização Decreto n.º 9.488/2018), que determina limites para a adesão de outras instituições, o efeito “carona”.
De acordo com as regulamentações, órgãos aderentes podem contratar até 100% do total registrado na ARP, mas empresas estatais, municípios e entidades não federais têm uma margem de 50%.
Frequentemente, tribunais e prefeituras adotam essa estratégia para contratar soluções de maneira mais ágil e segura, a fim de proteger informações sensíveis e aproveitar recursos como armazenamento de dados em nuvem e de plataformas administrativas.
A seguir, confira o passo a passo para solicitar a adesão.
1. Solicitação ao órgão gerenciador
Para aderir a um registro de preços para TI, a instituição interessada deve contatar o responsável pela ata original para obter autorização. Os canais de comunicação geralmente incluem e-mail, telefone ou sistemas eletrônicos de compras.
Essa etapa envolve a análise da disponibilidade dos serviços e da compatibilidade da contratação com o registro vigente.
2. Avaliação pelo fornecedor
A fornecedora deve confirmar se pode atender à nova demanda sem comprometer a execução dos contratos já firmados. Essa decisão cabe à empresa, que não tem obrigação de aceitar o pedido.
3. Formalização do contrato
Se ocorrer a aprovação, o contratante emite a nota de empenho e formaliza o contrato, que deve respeitar a legislação, os valores e as condições da ata.
A Safetec já tem ARP para registro de preços em TI: como contratar?
A Safetec oferece Atas de Registro de Preço ativas, o que facilita a contratação de suas soluções por órgãos públicos de todo o país.
Para aderir à ARP da Safetec, basta seguir quatro etapas:
- identifique a necessidade: defina quais recursos de tecnologia são necessários;
- consulte as ARPs disponíveis: entre em contato com a Safetec para verificar as opções ativas e os serviços;
- solicite a adesão: formalize a solicitação de adesão à instituição gerenciadora da ata;
- aguarde a autorização: após a aprovação, emita a ordem de fornecimento e inicie a contratação.
Estamos prontos para auxiliá-lo em todas as etapas do processo e garantir uma experiência ágil e sem complicações.
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A adesão a uma Ata de Registro de Preços é um caminho eficiente para a esfera governamental inovar e otimizar seus processos.
A Safetec já tem ARPs registradas e conta com expertise no atendimento ao setor. Já trabalhamos com órgãos como Tribunal de Justiça do Amapá, Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, Prefeitura de Belo Horizonte e Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo.
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