O que é o Google Docs? Economia e colaboração em sua empresa

painel de controle Google

Sabe o que é contar com um editor de texto super prático e intuitivo de utilizar, gratuito, sem ter que comprar licenças ou instalar em sua máquina, disponível em qualquer computador ou dispositivo móvel que você acessar, onde quer que esteja e com atualizações automáticas? 

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Se você sabe o que é isso, é porque sabe o que é Google Docs!

O Google Docs é o editor de texto na nuvem do Google, totalmente gratuito para quem instalar o Google Chrome em seu computador. Quer saber mais sobre o que é e para que serve o Google Docs? Então confira esta postagem!

Veja também: Google Docs: Tenha uma galeria de modelos de documentos!

O QUE É GOOGLE DOCS?

Como dissemos, o Google Docs é um editor de texto. Mas um editor de texto “onipresente”, que sempre estará ao seu lado. 

Ou seja, basta ter um dispositivo móvel e conectar-se à sua conta para poder usar todas as suas funcionalidades, que vão muito além de editar textos, é claro!

O recurso é muito popular e utilizado por conta da sua praticidade. Além disso, é possível fazer a edição remota, e no acesso de todas as outras pessoas, as alterações estarão lá, sem a necessidade de ficar enviando novas versões.

Falaremos sobre isso a seguir para entender um pouco mais para que serve, as principais vantagens e como usar o Google Docs.

Afinal, como usar o Google Docs?

Para usar o Google Docs é necessário ter uma conta no Gmail. A partir disso, você consegue criar, editar e compartilhar diferentes tipos de arquivos. 

Uma vez que você estiver na página inicial do e-mail, basta clicar em “Google Apps” no canto superior direito. A partir dali, você pode entrar no Drive e criar um novo arquivo, ou então já selecionar “Documentos”, “Planilhas” ou qualquer outra opção.

A parte de edição dos arquivos funciona de maneira muito similar a outros conhecidos editores de texto. Veja um exemplo desse documento:

Fonte: Support Google

Viu como é fácil entender como usar o Google Docs? Agora, confira os principais benefícios de usar essa ferramenta no dia a dia da sua empresa.

7 vantagens de usar o Google Docs

Quando analisamos as vantagens, conseguimos entender melhor para que serve o Google Docs. Confira os benefícios que separamos.

1. Compartilhamento e edições simultâneas

Sabe o que é o Google Docs para alguém que tem a necessidade de compartilhar um documento enquanto é criado? Imagine ter que escrever um contrato de serviços, por exemplo, e poder dividir as tarefas assim:

  • o time da área técnica descreverá o escopo;
  • a equipe comercial tratará de detalhes sobre prazo de entrega, funcionalidades extras, descontos, ofertas especiais, etc.;
  • a área jurídica tratará da parte legal;
  • o pessoal do financeiro irá estudar a viabilidade econômica do contrato.

Imagine agora essas equipes trabalhando juntas no mesmo documento, compartilhado por todos ao mesmo tempo, podendo acrescentar balões de diálogo, fazer perguntas online, usar o “hangouts” (até com vídeo conferência, se quiser) e resolver tudo o mais rápido possível, com a anuência e consenso de todos os envolvidos.

Parece ótimo, certo?

Veja mais: Hangouts: Como participar de um Hangout sem logar em uma conta Google

Nada daquela bagunça de cada área escrever sua parte e passar para a outra por e-mail, receber de volta, fazer correções, devolver novamente, repassar para uma terceira área e, de repente, perder a última versão nessas idas e vindas de e-mails e começar tudo de novo… Nada disso!

Se você sabe o que é compartilhar um documento com dezenas de pessoas ao mesmo tempo, editar online e chegar à versão final sem enviar um único e-mail, então você sabe o que é o Google Docs.

Confira: Google Docs: Compartilhe arquivos e estabeleça as permissões adequadas para cada colaborador

2. Histórico e revisões ilimitadas

Depois de terem definido o documento final, a equipe descobre que é preciso dar uma olhada em uma versão anterior, que ficou lá para trás, perdida para sempre… 

Não. Com Google Docs vocês podem resgatar automaticamente o backup das versões anteriores, listadas por data e horário, com muita facilidade. Isso acontece sem que você tenha que ficar salvando a cada minuto, porque o próprio Google Docs já faz isso para você.

Confira também: OneDrive for Business: Controlando o histórico de versões dos arquivos

3. Alta capacidade de armazenamento e segurança

Seus arquivos estarão disponíveis onde você precisar deles, bastando se conectar à internet. 

Além disso, conta com uma grande capacidade de armazenamento, sem falar na segurança de servidores com rotinas de processos altamente profissionais administrados pelo Google.

4. Compatibilidade com a maioria dos arquivos 

Exporte seus arquivos em Microsoft Word, PDF, Docx, Txt, Html e muitos outros com bastante facilidade e sem complicações.

DICA: Como acessar o Google Docs em modo Offline

5. Diferentes definições de níveis de edição para cada colaborador

Além de poder compartilhar os textos em tempo real, aumentando a colaboração e a produtividade, você pode definir níveis de edição conforme a participação de cada colaborador no projeto.

Enquanto o leitor não consegue fazer nenhum tipo de mudanças no documento, o comentarista pode fazer sugestões e comentários. Já o editor, como o nome sugere, tem acesso liberado para fazer alterações diretamente no arquivo.

Saiba mais: Como criar um sistema CRM utilizando Google Docs?

6. Possibilidade de adicionar outros recursos

Você sabia que pode incluir recursos para tornar o seu documento mais adaptável para as suas necessidades? As principais funcionalidades que podemos contar são:

  • imagens: você pode inserir imagens diretamente do computador, de páginas da internet ou do Drive;
  • tabela: é só selecionar o número de linhas e colunas, além de ser possível editar suas configurações;
  • desenhos: você pode criar imagens, fluxogramas, diagramas e outros;
  • links: adicione um link de uma página da Web em qualquer palavra do seu conteúdo;
  • gráficos: é possível adicionar diversos tipos de gráficos ou importar um do Planilhas;
  • favoritos: atalhos para partes específicas do documento;
  • índice: gerado automaticamente com linkagem para cada título em que você aplicou um estilo.

E-Book Google Workspace

7. Utilize outros aplicativos

Agora, imagine todas essas vantagens descritas acima disponíveis também para outros tipos de programas, como planilhas eletrônicas e editores de apresentações de slides. 

Você pode acrescentar aos seus programas do Google Docs, também de forma gratuita pelo navegador Google Chrome, outros aplicativos, como:

  • Planilhas Google (ou Google Sheets);
  • Apresentações Google (ou Google Slides);
  • Formulários Google (ou Google Forms);
  • Desenhos Google;
  • Google My Maps;
  • Google Sites;
  • Google Jamboard.

E da mesma forma que o Google Docs você poderá compartilhar, editar em conjunto, ver versões anteriores, conversar por meio de comentários, além de ter tudo armazenado na nuvem e à sua disposição onde você estiver.

Indicação de leitura: Quanto custa o Google Workspace?

Agora que você já sabe o que é Google Docs, dê uma olhada neste case em que o Google Apps For Work fez toda diferença no Grupo Julietto, referência em fast-food no Estado de Pernambuco que precisava melhorar a comunicação corporativa, criação e compartilhamento de informações.

Acesse mais informações: CASE JULIETTO.

 

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