Por dia, movimentamos centenas de arquivos, fazemos reuniões, agendamos tarefas, conversamos por chat, enviamos e-mails e por aí vai. Essa rotina é cansativa para você e cheia de ferramentas? Então é hora de entender o que são e como funcionam os aplicativos G Suite.
O G Suite, atualizado para o Google Workspace em outubro de 2020, é um serviço empresarial do Google que reúne seus principais aplicativos com o objetivo de auxiliar as atividades corporativas.
Dessa forma, toda a empresa utiliza o mesmo sistema, o que torna mais fácil compartilhar informação e evitar erros na compatibilidade de arquivos, por exemplo.
Segundo dados da pesquisa ‘From Workplace Chaos to Zen’ da RingCentral, 69% dos profissionais perdem até uma hora por dia de trabalho trocando de aplicativos.
No seu negócio também é assim? Continue lendo e entenda o que são e como funcionam os aplicativos nos negócios.
O que são os aplicativos G Suite?
Os aplicativos G Suite são ferramentas digitais que ajudam a realizar os trabalhos diários com a vantagem de tudo ficar armazenado na nuvem.
Isso significa que os documentos estarão acessíveis de qualquer dispositivo, independentemente de a equipe estar toda na empresa ou trabalhando home office.
O principais aplicativos do G Suite são:
- Gmail: email comercial personalizado com nome da empresa que segue o layout padrão do Gmail;
- Documentos, Planilhas e Apresentações: equivalentes ao Word, Excel e PowerPoint da Microsoft;
- Chat: é o app para troca de mensagens entre os usuários das contas da empresa;
- Meet: aplicativo para reuniões de videoconferências (também pode ser usada só para chamadas de áudio);
- Formulários: é um app que permite criar formulários com perguntas de múltipla escolha ou abertas;
- Salas: é um app que permite criar ‘canais’ de projetos para centralizar todas as informações e anexar documentos importantes, repasses de reunião, fazer chamada com o grupo, edições em arquivos ao vivo, etc.;
- Agenda: o app permite criar e compartilhar eventos, tarefas, lembretes e metas pessoais e em grupo;
- Drive: é o app que permite colocar arquivos em nuvem;
- Keep: app para criar notas e lembretes
Com o rebranding da marca em 2020, os aplicativos do G Suite ganharam um redesign dos ícones e o nome de cada app tem apenas uma palavra (ex: ‘Google Drive’, agora é apenas ‘Drive’).
Como instalar o G Suite
Antes de continuarmos a falar sobre o que são e como funcionam os aplicativos G Suite, é importante destacar um aspecto funcional importante desse sistema.
Como mencionamos acima, o G Suite é um sistema que funciona 100% na nuvem. Isso elimina a necessidade de instalação de qualquer programa nos computadores.
Essa característica facilita a adoção do sistema nas empresas, pois ao contratar um dos planos do G Suite, o responsável pelo TI precisa apenas criar as contas de e-mail de cada membro da equipe.
Com sua conta em mãos, cada colaborador pode começar a usar os aplicativos G Suite fazendo o login do seu navegador. Simples e prático!
Como funcionam os aplicativos G Suite?
Entendido o que são os aplicativos G Suite, vamos explicar em detalhes como cada um funciona e para quais atividades eles servem. Confira!
1. Gmail
O Gmail comercial do G Suite tem a mesma interface do Gmail padrão gratuito. A diferença é que a empresa pode personalizar as contas comerciais com a URL da empresa.
Por exemplo: o e-mail usuá[email protected] vira usuário@nomedaempresa.com no G Suite.
As contas do e-mail corporativo Google funcionam e podem ser acessadas do computador, smartphone ou tablet, permitindo total mobilidade para que os usuários acessem de onde estiverem.
Outros dos principais aplicativos do G Suite possuem atalho na tela inicial do Gmail como o Chat, Agenda, Tarefas, Meet e Salas. Assim, em poucos cliques, os funcionários podem acessar essas ferramentas.
Todas as ações criadas podem ser individuais ou criadas para compartilhar com outros membros.
Outras vantagens do Gmail para empresas são: o dobro de armazenamento do Gmail pessoal, sem anúncios, suporte 24h a semana toda, criação de endereços de e-mail ilimitados.
2. Documentos, Planilhas e Apresentações
Os aplicativos Documentos, Planilhas e Apresentações são ferramentas de edição de textos, planilhas de dados e criação de apresentações visuais.
Esses aplicativos estão integrados à conta Google e funcionam pelo navegador — para smartphones e tablets, existem apps exclusivos de cada um.
A criação e edição dos arquivos pode ser feita em grupo, com a possibilidade de acompanhar as alterações ao vivo e com chat integrado para facilitar a comunicação.
Outra funcionalidade útil é poder acompanhar o histórico de edições do arquivo, sem a necessidade de criar centenas de versões do mesmo documento.
Essa dinâmica não só é mais produtiva, mas também atualiza toda estrutura de gestão da empresa, tornando os processos integrados.
3. Chat
O aplicativo Chat é a ferramenta de bate papo interna do G Suite que permite que os usuários troquem mensagens, compartilhem arquivos e mandem convites de reuniões.
A agilidade na comunicação interna melhora a dinâmica entre as equipes que podem se comunicar em grupo, repassando a informação para todos os envolvidos.
O Chat está integrado ao Gmail no computador, dentro do app Salas e nos smartphones e tablets, podendo ser usados de forma independente.
Leia também: Como melhorar a comunicação interna na empresa com 5 apps.
4. Meet
O Meet é o aplicativo para videoconferências e também para reuniões online apenas com chamadas de áudio.
As chamadas são seguras e só podem ser acessadas por um link específico e o host da reunião consegue aprovar cada entrada, evitando os intrusos.
Além disso, as chamadas são criptografadas, ou seja, as informações não são salvas e nem podem ser violadas.
5. Formulários
O aplicativo Formulários funciona para criar pesquisas internas, avaliações de processos, entre outros formatos.
Os resultados são compilados automaticamente, podendo ser exportados em formato de gráficos e anexados a apresentações.
6. Salas
O aplicativo Salas funciona como uma central de projetos, onde é possível criar canais para cada projeto em andamento.
Cada canal é acessível apenas para a equipe que faz parte dele, concentrando todos os documentos, reuniões e mensagens via chat. Com o app, a organização do trabalho fica mais ágil e produtiva.
7. Agenda
O aplicativo Agenda funciona tanto para o gerenciamento de compromissos pessoais quanto para os de trabalho.
Dessa forma, é possível criar agendas de compromissos online separadas para cada um e compartilhar com colegas e equipes de projetos.
8. Drive
O Drive é o aplicativo para armazenamento de arquivos na nuvem. Todos os arquivos que o usuário cria e aqueles que são compartilhados com ele ficam salvos no app.
Cada plano oferece uma capacidade de armazenamento por usuário, mas também existe a opção de comprar espaço ilimitado. #adeuspendrive.
9. Keep
Precisa fazer listas de tarefas ou salvar notas em texto, e melhor, em áudio?
O aplicativo Keep agiliza a organização dessas informações nos momentos mais corridos, permitindo que o usuário acesse posteriormente e dê continuidade às tarefas.
Gostou de saber o que são e como funcionam os aplicativos G Suite?
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