5 vantagens de usar ferramentas colaborativas

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As ferramentas colaborativas beneficiam tanto as grandes quanto as pequenas empresas, especialmente agora com a implementação do home office.

Mas, independentemente de trabalhar em casa ou no escritório, o uso de ferramentas colaborativas e na rotina empresarial auxilia na integração da equipe e na criação de processos mais eficientes. Além de elevar o nível de segurança das informações corporativas.

Vale ressaltar que a colaboração online pode ser entendida como um conjunto de estratégias e processos que permitem que os funcionários interajam uns com os outros. Assim como com parceiros e fornecedores externos, por um sistema online (comumente baseado na nuvem) para compartilhar dados e informações.

As ferramentas de colaboração, claro, são os meios através dos quais as empresas articulam estratégias para atingir seus objetivos de negócio de maneira integrada e interativa. E, principalmente, sem depender de grandes estruturas tecnológicas.

Hoje, existe uma infinidade de ferramentas colaborativas gratuitas, que possuem algumas limitações de personalização, suporte e flexibilidade. Mas ainda podem ser boas opções quando utilizadas corretamente.

Além das ferramentas colaborativas gratuitas, os empreendedores podem contratar serviços específicos para empresas que atendam às suas principais necessidades. Como o Google Workspace e parceiros como a Safetec.

Se você já conhece (e usa) as ferramentas colaborativas do Google, por exemplo, já aproveitou algumas das vantagens dessa tecnologia. É exatamente sobre elas que queremos falar nesse artigo. Tais como: 

– Diminuir a quantidade de viagens;

– Melhorar a comunicação na empresa;

– Agilizar o acesso e armazenamento de arquivos;

– Ampliar as possibilidades de capacitação e treinamento;

– Manter a equipe unida e satisfeita.

Fique até o final para conhecer as 5 melhores ferramentas colaborativas. Boa leitura!

Ferramentas colaborativas: vantagens de usar na sua empresa

Conhecer as ferramentas colaborativas para trabalhar online ajuda a extrair o máximo de vantagens do seu uso para as diversas áreas das empresas. Como marketing, financeiro, vendas, administrativo e muito mais!

Por isso, separamos cinco benefícios que as ferramentas colaborativas proporcionam para você conhecer melhor suas funções.

  • Diminuir a quantidade de viagens

Mencionamos acima que as ferramentas colaborativas funcionam em sistemas baseados na nuvem. Isso significa que, tendo uma conexão com a internet, elas podem ser usadas em qualquer dispositivo, de qualquer lugar e a qualquer momento.

Dessa forma, fazer reuniões com a equipe, apresentação de proposta para clientes e repassar detalhes do andamento de um projeto fica muito mais fácil e rápido. Afinal, não é preciso ter um local específico, tampouco hora e dia para que todos se encontrem pessoalmente. 

A equipe de vendas, por exemplo, pode prospectar clientes online, agendar reuniões e apresentar a empresa usando um aplicativo de videoconferência como o Google Meet. 

Com isso, os gastos com transporte, combustível, hospedagem e alimentação podem ser reinvestidos na contratação de ferramentas colaborativas que permitam ampliar o alcance e atualizar os processos da empresa.

Além do impacto direto no caixa, menos viagens significa ter uma equipe 100% focada em alcançar as metas de crescimento com qualidade de vida e produtividade.  

Leia também: 5 dicas de como aumentar a produtividade da empresa.

  • Melhorar a comunicação na empresa

Outra vantagem de usar ferramentas colaborativas para trabalhar online é melhorar a comunicação na empresa.

O seu uso permite que as equipes se comuniquem entre si, se atualizando das tarefas e fazendo os repasses dos projetos. 

Alguns exemplos de ferramentas colaborativas que podemos citar são:

  • Chat: um dos aplicativos do G Suite (atual Google Workspace) para troca de mensagens entre as equipes em tempo real;
  • Documentos, Planilhas e Apresentações: processadores de texto, planilhas de dados e apresentações de slides respectivamente. Uma ou várias pessoas podem compartilhar, editar, deixar notas e sugestões de edição nos arquivos, facilitando a atualização de todos de uma só vez. 

Falaremos um pouco mais sobre elas no final do artigo, mas, resumidamente, essas ferramentas são úteis tanto no dia a dia da equipe do escritório quanto para repassar informações rápidas para o cliente via Chat ou explicar a estrutura de um relatório.

A implantação dessas ferramentas colaborativas também diminui os gastos financeiros da empresa. Pois não é necessário ligar para o cliente ou criar ramais telefônicos para os diferentes departamentos.

  • Agilizar o acesso e armazenamento de arquivos

Toda empresa tem arquivos importantes que devem ficar protegidos de terceiros, mas também organizados para que o controle de acesso seja eficiente.

Neste quesito, implementar ferramentas colaborativas do Google como o Drive, por exemplo, permite:

– centralizar o armazenamento de arquivos na nuvem;

– manter os arquivos protegidos com padrões de segurança elevados;

– criar um controle de acesso eficiente com pastas restritas e compartilhadas, de acordo com o nível de cada funcionário.

Assim, os arquivos de trabalho podem ser compartilhados com mais rapidez e a gestão do conhecimento na empresa fica mais organizada. Reunindo, assim, gravações de treinamentos online, arquivos de apoio para capacitação da equipe e muito mais!

Vale ressaltar que ter um local acessível elimina a necessidade de criar uma rede entre os computadores e de restringir os arquivos à infraestrutura física da empresa. Além de evitar perdas dos arquivos com falhas que podem acontecer nas máquinas. 

  • Ampliar as possibilidades de capacitação e treinamento

Usar ferramentas colaborativas permite ainda ampliar as oportunidades de capacitação e treinamento.

Isso porque facilita o convite de pessoas de fora da empresa para conversar com a equipe. O Google Meet é um exemplo que já citamos acima e que se encaixa novamente nessa necessidade.

Até os treinamentos internos podem ser feitos online, evitando interrupções durante o trabalho e permitindo que os colaboradores se concentrem mais no aprendizado.

Para avaliar e colher sugestões de atividades, o setor de RH da empresa pode criar formulários de pesquisa online para que os participantes deem suas opiniões de forma anônima e livre.

O aplicativo Formulários do Google é um dos exemplos de ferramentas colaborativas para essa finalidade.

Leia também: Como usar o Google Forms? Aprenda as funções e ferramentas.

  • Manter a equipe unida e satisfeita

Por fim, outra vantagem de usar ferramentas colaborativas, crucial para o desenvolvimento da empresa, é manter a equipe unida e satisfeita.

Com as armas corretas, todos conseguem trabalhar com agilidade, economizando tempo, fortalecendo as relações como equipe, seguindo um gerenciamento de processos organizado. Fazendo com que toda a empresa saia ganhando.

Uma equipe coesa consegue pensar e avaliar as estratégias com mais assertividade e isso cria um ambiente de trabalho funcional e sem gargalos para a produtividade.

5 ferramentas colaborativas para trazer mais eficiência e mobilidade para a sua equipe

Você deve ter notado que, durante este artigo, citamos alguns exemplos de ferramentas colaborativas para trabalhar online. Veja abaixo um pouco mais sobre elas e mais algumas que também podem facilitar muito o cotidiano da sua equipe.

1. Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica, no cenário remoto, é uma importante ferramenta colaborativa. Afinal, ela permite que contratados e contratantes possam assinar documentos online, sem a necessidade de encontros presenciais,

Isso facilita a interação e negociação sem barreiras físicas. Aumentando, assim, o poder de alcance da empresa e de seus contatos.

2. Google Documentos e Planilhas

Essa é, sem dúvidas, uma das ferramentas colaborativas mais populares. Assim como inúmeras funcionalidades do Google Workspace, o Docs e o Planilhas permitem que os usuários criem projetos, trabalhos, relatórios etc. e compartilhem com outras pessoas da equipe.

Seja por meio de um link ou adicionando e-mails para convidar os outros integrantes a participarem daquele projeto.

Possibilitando, assim, que eles comentem, editem ou visualizem esses documentos e/ou planilhas criadas. 

3. Google Hangouts/Chat

O Google Chat é o antigo Houguts, uma das melhores ferramentas colaborativas para comunicação interna mais simples e rápida, que não demanda necessariamente de uma reunião. Os colaboradores podem conversar pelo próprio chat, trocando informações, dúvidas e atualizações e iniciar rapidamente uma chamada de vídeo, caso seja necessário.

A funcionalidade é compatível com IOS, Android e com o Google Chrome, trazendo muito mais mobilidade para a equipe. Uma ótima opção para manter uma comunicação sem ruídos entre equipes internas e externas, por exemplo.

4. Google Meet

O Google Meet permite que a sua equipe realize reuniões, conferências, workshops e palestras de forma remota, utilizando videochamadas. Essa é mais uma das funcionalidades do Google Workspace, com a segurança e a infraestrutura Google.

As videochamadas são criptografadas, garantindo muito mais proteção e privacidade para suas reuniões. E o melhor, o processo para criar, agendar e compartilhar as reuniões é extremamente simples.

É possível, inclusive, oferecer o agendamento na própria agenda do celular ou computador, com horário, dia e todos os detalhes da reunião.

5. Google Drive

Você, com certeza, já utiliza o Google Drive na sua empresa, certo? Afinal, ele é uma das principais ferramentas colaborativas para trabalhar online. 

Com ele é possível armazenar informações e dados na nuvem, acessar de onde você estiver e compartilhar todos os arquivos de maneira simples e segura. Seja pelo computador, smartphone, dentro ou fora da empresa.

Colaborando, assim, para o trabalho remoto muito mais eficiente e na otimização de recursos de investimento em infraestrutura tecnológica. Afinal, com o Drive e, consequentemente, a computação em nuvem, a sua empresa pode ter muito mais espaço e agilidade, com um investimento muito menor!

6. Google Keep

O Google Keep é o modelo digital do nosso já conhecido post-it. Com essa ferramenta colaborativa, os colaboradores podem fazer anotações importantes, grifar, fazer comentários relevantes e ainda categorizá-los!

Além, claro, da possibilidade de compartilhar essas notas com outras pessoas da equipe. Auxiliando, assim, na troca de conhecimento, na interação e no dinamismo da comunicação interna da sua empresa.

Implemente ferramentas colaborativas e tecnologia em nuvem na sua empresa

Agora que você conhece melhor algumas das ferramentas do Google Workspace, pode estudar as vantagens de implementar as ferramentas do Google para empresas no seu negócio.

Quer fazer essa mudança, mas não sabe como começar? A Safetec ajuda seu negócio a fazer a transição para um sistema na nuvem mais integrado e produtivo que vai transformar a maneira da sua equipe trabalhar. 

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