A Microsoft é uma das líderes em ferramentas de produtividade, com mais de 200 mil empresas usando sua IA nativa em 2025, segundo a própria companhia. Porém, nem sempre supre as necessidades de um negócio. Nesse cenário, vale a pena conduzir um piloto do Google Workspace na Microsoft.
Esse é um tipo de teste que avalia a viabilidade de um projeto e se torna necessário em uma época em que os sistemas em nuvem nunca foram tão populares e, ao mesmo tempo, tão complexos.
As empresas também estão pagando cerca de 29% a mais pelas soluções em cloud, o que contribui para o aumento da procura por soluções alternativas ou estratégias híbridas para minimizar os custos e elevar a eficiência, segundo o State of Cloud Report.
No artigo a seguir, você entende o que é um projeto piloto de TI em empresas e como esse teste controlado ajuda a manter a produtividade nativa em nuvem no Google Cloud.
Principais aprendizados deste artigo
- Existem vários motivos pelos quais as empresas migram de plataforma de produtividade, como aumento dos custos de licenciamento e a busca por novos recursos.
- É possível ter mais de um ecossistema funcionando de maneira simultânea para aumentar a produtividade, desde que se adote uma estratégia sólida de implantação e de governança.
- Um piloto de TI ajuda a decidir se a adoção de uma arquitetura híbrida é viável ou qual solução apresenta um melhor custo-benefício a partir de um teste limitado com definições transparentes de prazos, métricas e objetivos.
- Um parceiro cloud advisor é essencial nesse cenário, pois ajuda no planejamento e na execução, a fim de facilitar a análise das soluções e a tomada de decisão.
Por que as empresas consideram a migração de plataforma de produtividade corporativa?
Porque nem sempre as soluções atuais atendem às suas necessidades e/ou expectativas. Além disso, outros fatores influenciam essa decisão, como:
- aumento dos custos de licenciamento Microsoft, o que pode tornar a plataforma inviável para negócios de pequeno e médio porte;
- busca por mais recursos de colaboração em tempo real;
- interesse em adotar uma ferramenta de inteligência artificial nativa, como o Gemini;
- pressão para modernização digital e para o uso de ferramentas 100% online (e, portanto, mais flexíveis).
Avaliar a migração da plataforma de produtividade colaborativa nem sempre leva ao abandono da solução anterior. Aliás, todas essas considerações podem levar às empresas a buscarem outra infraestrutura de tecnologia para a criação de um ambiente híbrido de cloud computing corporativo para otimizar a colaboração em nuvem com IA generativa.
A coexistência entre o Google Workspace e o Microsoft 365 é possível?
Sim, com a criação de um ambiente híbrido. Em outras palavras, uma infraestrutura em nuvem que conecta as duas plataformas de produtividade para que funcionem de maneira paralela, permitindo que as empresas aproveitem os pontos fortes de cada ferramenta, aumentando sua produtividade e eficiência operacional.
A estratégia de coexistência entre o Google Workspace e o Microsoft 365 também tem pontos de integração nativos. Ou seja, aplicativos com funções e formatos semelhantes que podem ser conectados com agilidade e sem a necessidade de processos ou ferramentas externas.
Os principais exemplos são o Google Drive com a ferramenta Office e a conexão entre os calendários para assegurar a interoperabilidade da agenda e da caixa de e-mail.
Porém, existem pontos de fricção que aumentam a complexidade da estratégia, como a necessidade de escolher um único endereço de e-mail para usar como “oficial”, a preparação dos dados para migração (já que existem divergências em alguns formatos) e a gestão de identidade.
Outro desafio é a compatibilidade com sistemas legados. Por isso, todas essas questões fazem com que o piloto do Google Workspace na Microsoft seja indispensável.
Entenda, nos próximos tópicos, de que se trata e como estruturar o piloto do zero para assegurar a segurança do seu ecossistema em nuvem.
O que é um projeto piloto de TI em empresas e para que serve?
É um teste conduzido em pequena escala, com tempo e orçamento limitados, que serve para entender a viabilidade de um projeto, como adotar o Google Workspace paralelamente ao Microsoft. Na prática, uma parcela de colaboradores usa o sistema por um período e avalia se vale ou não a pena.
Implementar um projeto piloto não significa fazer um compromisso ou aumentar os perigos para as operações. Na verdade, o objetivo do teste é detectar os possíveis riscos e oportunidades de melhoria nos projetos, ajustar o orçamento e prazos de implementação e facilitar a estruturação do plano de ação.
Geralmente, um projeto do tipo apresenta:
- seleção do grupo de teste (que usará a solução por tempo e dará o feedback);
- definição das métricas de sucesso (os resultados que o teste deve apresentar para que o projeto saia do papel);
- prazo de início e fim;
- grupo de controle (parcela que não adota a nova solução, mas será monitorada segundo as mesmas métricas).
Por que fazer um piloto do Google Workspace na Microsoft? Quais são as vantagens?
Porque permite alinhar expectativas e entender se um projeto deve seguir em frente, ser reavaliado ou abandonado por completo. Além disso, um piloto bem-estruturado pode:
- reduzir os atritos durante e após a adoção das novas soluções, pois ajusta todos os pontos previamente;
- diminuir o tempo gasto em reuniões para alinhamento, deixando a equipe responsável livre para executar demandas mais estratégicas;
- facilitar o acesso às ferramentas do Google, como o Gemini para Workspace, sem a necessidade de compra de licenças adicionais.
O processo de criação de um projeto piloto deve ser bem-estruturado, para garantir o sucesso da estratégia. Confira um passo a passo a seguir.
Passo a passo do piloto do Google Workspace na Microsoft: como fazer?
A execução depende de tarefas como a escolha da área que será usada para testar a nova solução e a configuração de um ambiente híbrido, que garanta a coexistência entre o Google Workspace e o Microsoft 365. Além disso, defina as métricas que serão acompanhadas e documente os aprendizados.
Confira mais detalhes sobre o passo a passo do piloto do Google Workspace na Microsoft a seguir.
Passo 1: Escolher a área piloto
Idealmente, o teste é aplicado a uma área de apoio e com uma amostragem pequena. Ou seja, longe das operações críticas para minimizar os riscos de ruptura dos fluxos de trabalho.
Por esse motivo, escolha, preferencialmente, um setor colaborativo e que não dependa de aplicativos com alto volume de dados, como o Excel. Por exemplo, o controle de agenda.
Passo 2: Configurar o ambiente
A configuração do ambiente exige cuidado redobrado para garantir o funcionamento do piloto do Google Workspace em paralelo com o Microsoft 365, sem interromper as operações de rotina.
Para isso:
- crie as identidades de acesso usando o recurso da própria Microsoft para garantir a integração;
- configure um domínio secundário no Google Workspace, mantendo o Microsoft como principal;
- faça o roteamento do e-mail e a conexão entre os calendários para evitar a duplicação de agendas.
Passo 3: Definir as métricas
As métricas são o ponto-chave do planejamento, pois determinam se o piloto do Google Workspace na Microsoft é viável ou não. Os principais indicadores para acompanhar são taxa de adoção e de engajamento pelo grupo de teste, nível de produtividade e de satisfação, além dos custos na nova ferramenta.
Todos esses dados devem ser cruzados com os do grupo de controle para gerar insights mais precisos sobre os resultados.
Passo 4: Documentar os aprendizados
Para concluir, documente o que aprendeu com o projeto piloto em um relatório que deve ser apresentado à liderança.
Este documento deve conter detalhes sobre a operação (como tempo de duração, custos e prazos) e o comparativo do custo total de propriedade (TCO) entre o Google Workspace e o Microsoft 365 para mostrar qual é o mais viável economicamente.
Apresente também um plano que vise à gestão de mudança, caso a decisão seja de escalar o uso da ferramenta, seja em uma migração total ou na criação de um modelo híbrido de colaboração em nuvem.
Ao optar pela migração, existem duas possibilidades: usar ferramentas específicas ou contratar soluções de terceiros. Confira as diferenças entre ambas no tópico seguinte.
Ferramentas de migração vs. soluções de terceiros: qual é melhor para o projeto piloto?
As ferramentas nativas, como o Google Migrate, são mais vantajosas. Isso porque o piloto é um projeto de teste bem limitado, logo, não demanda a alta capacidade de processamento de plataformas mais robustas. Portanto, pode ser conduzido com soluções mais simples e com um custo mais baixo.
Confira, na tabela a seguir, o comparativo entre ferramentas de migração vs. soluções de terceiros em quesitos como custos, complexidade de uso, suporte oferecido, segurança e tempo de transferência de dados.
| Características | Ferramentas de migração | Soluções de terceiros |
| Preço | Mais baixo, por ser integrado à nuvem. | Mais alto, com cobrança por licença. |
| Complexidade | Baixa, sendo configurada rapidamente pelos painéis de controle. | Alta, a equipe de TI precisa configurar os servidores manualmente. |
| Suporte | Básico, mas o suficiente para ambientes corporativos limitados. | Avançados para ecossistemas que funcionam em múltiplas plataformas. |
| Segurança | Alta, pois usa os recursos do próprio Google. | Alta, com mecanismos avançados de proteção. |
| Tempo de migração | Curto, liberando o teste rapidamente. | Longo, devido à complexidade das configurações. |
Seja usando uma ferramenta de migração nativa ou uma solução de terceiros, vale a pena contar com um serviço especializado para planejar a implementação do piloto para Google Workspace na Microsoft.
Isso porque a consultoria ajuda a definir o escopo do projeto, monitorar os resultados e ainda planejar o processo de migração. Confira como escolher uma empresa do tipo a seguir.
Como escolher uma consultoria de Google Workspace para empresas?
Avalie critérios como:
- oferta de serviços de consultoria, e não de revenda de licenças;
- nível Premier no Google Partners (um programa de parcerias da plataforma);
- especializações ativas em serviços de cloud computing e segurança;
- portfólio atualizado com projetos de migração em nuvem;
- metodologia de trabalho, o que inclui o acordo de nível de serviço (SLA), o suporte oferecido aos clientes e a estratégia de gestão de mudanças, principalmente após a migração.
O site Find a Partner, do Google, permite pesquisar por parceiros e conta com filtros por região, especializações, nível de parceria e até os produtos que trabalham. Caso encontre um parceiro pela página corporativa, sempre verifique a validade do selo, que deve direcionar para a página do programa que fala sobre a empresa.
Por que a Safetec é a melhor opção para a sua empresa?
A Safetec é Google Partner Premier com mais de 20 anos de experiência em soluções em nuvem e um amplo portfólio com centenas de projetos, tanto de piloto quanto de migração. Portanto, tem a expertise necessária para ajudar a sua empresa a implementar e avaliar um teste.
Ao contratar a Safetec, você recebe suporte personalizado em todas as etapas do projeto piloto do Google Workspace no Microsoft, do planejamento da estratégia à apresentação dos resultados à liderança.
Depois disso, ainda conta com apoio para preparar os dados e a infraestrutura interna para a migração parcial ou definitiva. Agende uma reunião com um dos nossos consultores e veja como começar seu próprio projeto piloto de tecnologia.
FAQ – Perguntas frequentes sobre piloto do Google Workspace na Microsoft
É possível usar Google Workspace e Microsoft 365 simultaneamente na mesma empresa?
Sim, porém a criação de um ambiente de produtividade híbrido exige cuidados para superar desafios como o aumento dos custos devido aos investimentos mensais para manter as duas soluções, a divergência entre formatos dos arquivos, o que pode prejudicar a colaboração, e a dificuldade para sincronizar os acessos.
Quanto tempo leva para migrar do Microsoft 365 para o Google Workspace?
O prazo depende do tamanho da empresa, do volume de dados e da complexidade das operações, podendo se estender por meses. A qualidade da conexão com a internet e a maturidade digital da equipe também afetam o tempo de migração, principalmente quando há demanda de treinamentos específicos.
O Google Workspace é seguro para dados corporativos sensíveis e em conformidade com a LGPD?
Sim, porque a ferramenta opera sob rígidos protocolos de segurança, que garantem que os dados corporativos se mantenham completamente privados e não sejam usados para treinar os modelos de IA ou compartilhados com terceiros não autorizados. Além disso, aplica recursos como criptografia e controle de acessos.
