A transformação digital está chegando às empresas com todas as suas vantagens em termos de segurança das informações, mais produtividade e diminuição de custos. E, como não poderia deixar de ser, trouxe grandes mudanças na maneira de se fazer comunicação interna.
É importante lembrar que a comunicação interna nas empresas se divide em 3 níveis principais:
- Estratégico: em que a alta administração divulga diretrizes e metas anuais, planos de negócios, políticas internas, missão, visão e valores, entre outros.
- Tático: em que a gerência traduz essas diretrizes estratégicas em ações táticas e comunica ao nível operacional, assim como a comunicação diretores e gerentes entre si.
- Operacional: a comunicação entre os pares no dia a dia da operação e, em alguns casos, de supervisores com seus subordinados.
Para cada um desses níveis de relacionamento existem diferentes tipos de comunicação interna nas empresas.
Nessa postagem, vamos mostrar como algumas das formas tradicionais de comunicação interna nas empresas têm sido substituídos por aplicativos baseados na nuvem, trazendo muito mais conhecimento ao trabalhador, que se torna mais eficiente e produtivo, incorrendo em bem menos custos.
Saiba mais: o que é ERP e CRM: mais produtividade e vendas em sua empresa
Os novos tipos de comunicação interna nas empresas
Vamos mostrar alguns dos novos tipos de comunicação interna nas empresas, em comparação com práticas que já estão ficando no passado.
Algumas delas podem ser usadas em mais de um nível, é claro, mas vamos esclarecer isso caso a caso.
Comunicação estratégica com a empresa como um todo
Quando a alta direção queria se comunicar com todos os demais níveis da empresa, de forma mais direta, usava os famosos jornais corporativos, jornais murais e, em certa medida, memorando enviados por e-mail.
Hoje, os jornais internos em papel estão sendo substituídos por verdadeiras mídias sociais internas, como o G+ para empresas, ou por sites internos, que podem ser construídos facilmente com ajuda do Google Sites, onde é muito mais fácil acompanhar notícias, participar de grupos e ficar a par de decisões de alto nível do negócio.
Da mesma forma, jornais murais e memorandos são substituídos por Newslwetters corporativas, em que plataformas de disparo automatizado de e-mails ajudam a selecionar quais mensagens irão para quais grupos de colaboradores, além de se poder usar ferramentas analíticas para saber o índice de abertura das mensagens e, assim, poder melhorar seu conteúdo cada vez mais.
Um exemplo de sucesso que integra vários destes tipos de comunicação interna nas empresas foi o Portal Corporativo criado pelo Grupo Disnove, confira estes depoimento de executivos do Grupo sobre os resultados:
“Hoje temos um portal integrado com notícias, treinamentos, relatórios da qualidade, feito para os nossos colaboradores.”
“Jamais pensei que isso seria possível! Entregar este conteúdo, para as pessoas certas, sempre me pareceu algo fora de realidade.”
Veja todos os detalhes aqui: CASE Disnove
Tomada de decisão estratégica
Quando se fala em comunicação estratégica, não podemos deixar de lado a relevância da comunicação interna na tomada de decisão, como sistemas ERP, CRM e até drives e planilhas compartilhadas.
Nesse contexto, as ferramentas empregadas são usadas também pelo nível gerencial, com um duplo fluxo de informações: de um lado estes gestores táticos orientam e recebem informações de seus liderados operacionais, que alimentam as ferramentas com dados. De outro, essas informações e os relatórios gerados pelos aplicativos ficam à disposição da alta direção, auxiliando em sua tomada de decisão.
Vamos entrar em mais detalhes sobre estes tipos de comunicação interna nas empresas no tópico seguinte.
Veja, neste exemplo, os resultados positivos do uso do CRM na comunicação desta empresa: Caso de sucesso Magnum tires | Salesforce
Comunicação tática
O uso de aplicativos de CRM na nuvem para a gestão da força de vendas, como citado acima, é sem dúvida um dos melhores exemplos de tipos de comunicação interna nas empresas que só traz vantagens como estas:
- Informação confiável e atualizada em tempo real
- Acesso remoto por dispositivos móveis
- Históricos de relacionamento
- Funil de vendas intuitivo
- Dados, estatísticas e relatórios fáceis de acessar e entender
Entre outras vantagens.
Mas outros aplicativos de produtividade podem ajudar na comunicação interna em nível gerencial, como os drives compartilhados, hoje amplamente utilizados.
O Google Drive, do G Suite, por exemplo, permite que planilhas, documentos de texto, apresentações e diversos outros tipos de arquivos sejam compartilhados pela equipe e editados simultaneamente por vários usuários em tempo real, facilitando o trabalho de gerenciamento e de troca de informações.
Outro recurso fantástico, muito usado pelo RH das empresas, são os Formulários do Google, que permitem criar questionários personalizados e fazer pesquisa de clima ou avaliação 360 graus, entre diversas outras, com muita facilidade.
Confira o case de sucesso da Martorelli Advogados e como ela usou o G Suite para, entre outros objetivos, fazer sua pesquisa 360: CASE Martorelli Advogados
Comunicação operacional
Os mesmos aplicativos usados pela gerência (CRM, drives etc.), também são usados pelos colaboradores para se comunicarem entre si, o que vem diminuindo bastante o uso de e-mails, atividade pouco produtiva que sempre tomou tempo demais dos funcionários.
Hoje, a nova maneira de trabalhar usa chats com mais funcionalidades, como o Slack com seus canais de comunicação que permitem diversas integrações com outros sistemas, além das vantagens do Google Hangouts, que permite que videoconferências sejam feitas a distância, dando muito mais relevância às conversas que, além das imagens e expressões faciais de seu interlocutor, proporcionam o compartilhamento da tela e de arquivos com muita agilidade.
É, sem dúvida existem diversas soluções inovadoras para lidar com a mudança na maneira de se fazer a comunicação interna na empresa, trazendo mais produtividade e resultados.
E se você quiser mais algumas dicas de como implementar esse processo em seu negócio, leia mais estes posts de nosso blog:
