Retrabalho: o inimigo invisível da produtividade

dicas para melhorar o desempenho no trabalho

Tecnologia, novos processos, profissionais e talentos com habilitações e experiência inimagináveis – mas a produtividade continua em baixa. Em muitas empresas, o ritmo de produção e até mesmo a lucratividade são afetados por um inimigo que parece invisível: tudo vai bem, mas alguma coisa impede o negócio de deslanchar.

Você observa com mais atenção. Alguns errinhos “à tôa” dentro da empresa obrigam profissionais a cobrir buracos aqui e ali. Tarefas e relatórios praticamente idênticos são pedidos para diversas pessoas ao mesmo tempo. Improviso e falta de planejamento levam a projetos que são completamente abandonadas na metade… para serem retomados desde o início mais tarde. O diagnóstico está dado: sua empresa sofre de retrabalho crônico.
Essa doença corporativa aflige negócios e permanece basicamente “assintomática”, até uma segunda instância. Quando chefes e gerentes percebem os efeitos do retrabalho, muitas vezes é tarde – a produtividade de toda uma companhia está em risco. Remédios pouco fazem além de esconder ainda mais as causas do retrabalho – o negócio é atacar a coisa de frente, combatendo vírus antes mesmo que ele possa se propagar.

O mercado adora o “multitarefa”…

Contudo, algumas visões distintas a respeito desse profissional têm aparecido em páginas de revistas e sites respeitados no mundo inteiro no cenário executivo, como a Harvard Business Review. Em artigo para a revista, Peter Bregman cita estudo conduzido pela University of London a respeito dos funcionários “multitask”.
Segundo o estudo, a “habilidade” de fazer várias coisas diferentes ao mesmo tempo é uma armadilha, senão um embuste: a produtividade em qualquer uma das tarefas realizadas, quando as mesmas são conduzidas simultaneamente, sofre uma queda de, em média, 40%.
Lembra-se daquele vendedor que também está fazendo as vezes de “recepcionista” do departamento? Talvez agora você tenha uma explicação de porque os números dele são tão ruins em relação a novos leads ou contatos com prospects – ele está fazendo aquilo que não deveria e, com isso, afetando gravemente algo que deveria estar fazendo.
Essa é uma das primeiras “aparições” do inimigo invisível. Chefes maravilhosamente satisfeitos com colaboradores que desempenham milhares de tarefas ao dia, e atônitos quando números e estatísticas são avaliados no final de cada mês.

Detecção posterior

Muitas empresas, mesmo de pequeno porte, contam hoje com rotinas e processos de verificação de qualidade. Contudo, na maioria das vezes, checagens são realizadas posteriormente. Com isso, embora alguns focos e erro e retrabalho sejam identificados, muitas situações permanecem ilesas, e continuam a afetar tanto a qualidade quanto a produtividade.
Isso porque nem sempre erros durante o processo são vinculados ao resultado final ou à produtividade. Para evitar esse impacto, é preciso criar algumas medidas para detectar erros e problemas de forma antecipada:
  • Criar rotinas para que trabalhadores possam verificar por conta própria a qualidade de seu trabalho e também seus níveis de produção.
  • Criar pontos de checagem em sistemas de CRM e durante o processo, parando itens e rotinas com erros e problemas no meio do caminho, e evitando retrabalho mais à frente no processo.
  • Estabelecer padrões para cada tarefa dentro do processo, mesmo em áreas nas quais os atributos pessoais do profissional também sejam importantes, como em vendas.

Organização, só em parte

Planejamento e organização são os pontos cruciais dentro de uma organização para combater o inimigo invisível do retrabalho. Mas para tanto, é preciso usar de tecnologia e sistemas avançados e completos, que controlem e mantenham dados e tarefas organizados e sempre atualizados, permitindo a líderes a detecção de problemas que afetem sua produtividade.
Segundo estudos de dois anos atrás da consultoria Gartner, da revista Forbes e sites americanos especializados, como o ZD Net, 43% de todos os clientes de sistemas de CRM utilizam menos de metade das funcionalidades que suas plataformas realmente apresentam. Além disso, 72% dos usuários trocariam seus atuais sistemas por versões ou produtos bem mais simples de usar, mesmo perdendo funcionalidades e features.
Bem, parece que a tecnologia por si só não resolve a produtividade…
Mas o problemas não está nas plataformas e sistemas de CRM e outros controles inovadores e tecnológicos. Algumas empresas simplesmente não enxergam esses softwares além de suas funcionalidades corriqueiras, perdendo tempo, dinheiro e desperdiçando ferramentas que estão bem debaixo de seus narizes, literalmente.

Aprendendo a “errar menos”

Esse dilema é interessante: ao mesmo tempo em que um sistema de CRM e outros softwares relacionados à gestão de tarefas e projetos podem mudar completamente a realidade de uma empresa, ampliando sua produtividade, há um lado delicado neles.
Toda plataforma que gere uma empresa, em suas diversas complexidades, também precisa ser minuciosa, até para reduzir erros e desperdícios e ampliar a produtividade. Contudo, é preciso suporte, treinamento e apoio técnico capacitado.
E se você tivesse alguém que pudesse mostrar como utilizar recursos e ferramentas que podem ajudar sua produtividade e evitar o retrabalho, mas que você nem sequer sabia que existiam.
Possuir um software ou plataforma, aliás, capaz de desempenhar uma função, e continuar realizando essa tarefa manualmente, não deixa de ser retrabalho. É preciso conhecer suas ferramentas a fundo e saber usá-las, mas isso nem sempre é algo dedutível e os usuários em sua empresa não necessariamente são especialistas.
O mercado, hoje em dia, especialmente para a maioria dos CRMs que já migram suas plataformas para a nuvem, possui um profissional capaz de “achar” essas ferramentas ociosas e atacar de frente o o retrabalho “invisível” existente em seu negócio: o cloud advisor.
Atuando não como fornecedor direto do CRM, mas como um consultor capaz de avaliar, sugerir e implantar as melhores práticas de plataformas dentro de uma empresa, o cloud advisor, ou a empresa que realiza esse serviço, são capazes de enxergar furos invisíveis dentro de seu diagrama de processos – e com isso achar os buracos de produtividade que você era incapaz de enxergar.
Claro, existe também muito retrabalho por conta de más contratações, equipamentos obsoletos, práticas retrógradas de mercado, etc. Bem, mas isso você com certeza pode solucionar sozinho.