Os aplicativos de escritório funcionam de maneira integrada para auxiliar a execução das atividades de rotina das empresas — como criar e editar planilhas, documentos e fazer videochamadas com equipes remotas — e são bastante populares em todo o mundo.
Dados do Statista mostram que o mercado de plataformas de colaboração — que compõem as principais ferramentas para escritório — deve movimentar mais de 15 bilhões de dólares em 2024 e crescer 1,73% ao ano até 2028.
Atualmente, existem várias opções de sistemas do tipo, e as mais comuns são o Google Workspace e o Zoho Workplace. Já ouviu falar nelas? Então, que tal ver quais as vantagens de cada uma e como escolher a melhor para o seu negócio?
Confira no artigo a seguir!
Quais as vantagens de adotar um conjunto de aplicativos de escritório?
1. Aumento da produtividade e eficiência
Uma das vantagens de adotar aplicativos para organização de escritório é o aumento da produtividade e da eficiência operacional.
O que acontece é que as ferramentas organizam informações essenciais para o trabalho em um único ecossistema e permitem o compartilhamento e a edição desses arquivos pela equipe de maneira remota.
Dessa forma, os colaboradores não precisam esperar dias — ou semanas — por um retorno sobre uma alteração em um projeto. Pelo contrário, eles podem acessar a resposta em tempo real pela plataforma compartilhada.
2. Maior colaboração entre as equipes
O ecossistema compartilhado também favorece a colaboração entre as equipes, já que basta ter acesso aos documentos e conexão à internet para visualizar e editar os arquivos.
Assim, os colaboradores interagem mais ao executar as tarefas e podem colaborar entre si com mais facilidade, o que aumenta a qualidade dos projetos pelo surgimento de novas ideias.
3. Acesso fácil e seguro a documentos
Com um conjunto de aplicativos de escritório, você não precisa se preocupar com a segurança dos dados, visto que os mais populares do mercado usam tecnologia de ponta para garantir a proteção dos documentos e arquivos.
Portanto, as informações sobre as tarefas e os projetos da sua empresa não caem em mãos erradas, em especial se você fizer um controle de acesso rígido como uma “camada extra” de segurança.
4. Integração com outras ferramentas de negócios
Por fim, as principais ferramentas para escritório contam com a função de se integrar com outros sistemas de negócios para facilitar o acesso a diferentes formatos de documentos.
Na prática, significa que se você tiver um arquivo criado em formato Word, consegue abri-lo no Docs — do Google — ou no Writer — do Zoho — sem qualquer impedimento.
Como aumentar a produtividade do escritório? Dicas de melhores ferramentas
1. Google Workspace
Uma das principais ferramentas para escritório — adotada por 44% dos usuários, conforme o Statista —, o Google Workspace é uma solução para quem procura todos os recursos vitais para a empresa em um só lugar.
Na plataforma, há funcionalidades de edição de documentos de textos, planilhas e slides, além de um e-mail corporativo bastante seguro, calendário para acompanhar os prazos das tarefas e espaço de armazenamento em nuvem.
A grande vantagem da solução para os escritórios é a possibilidade de mais de um usuário editar os arquivos simultaneamente, uma ótima notícia para quem busca aumentar a colaboração entre as equipes.
Outros pontos altos são a integração, uma vez que os recursos do Google Workspace se conectam automaticamente com outros sistemas da plataforma, e o canal de gestão de contas interno para administrar a segurança das contas.
Por último, a ferramenta tem uma interface intuitiva e é confiável — você tem certeza de que seus dados estão seguros. Porém, tem um custo mais alto quando a comparamos com outras semelhantes do mercado.
Que tal ver mais detalhes sobre a plataforma neste artigo? Tudo o que você precisa saber sobre como migrar para o Google Workspace
2. Zoho Workplace
O Zoho Workplace é um dos aplicativos para organização de escritório com o melhor custo-benefício do mercado. A solução conta com recursos semelhantes aos do Google, como:
- editor de texto (Writer);
- planilhas (Sheet);
- slides (Show);
- e-mail profissional (Zoho Mail);
- armazenamento em nuvem (WorkDrive);
- chat on-line integrado (Cliq).
Tudo isso com planos acessíveis e flexíveis e integração total com os aplicativos da própria plataforma e de terceiros — como os do Google. Portanto, é uma solução que atende às demandas da maioria dos negócios e entrega mais economia.
Contudo, por ainda não ser tão popular, seus colaboradores podem ter certa dificuldade para se acostumar ao Zoho Workplace — nada que uma boa capacitação não resolva.
Como escolher o melhor aplicativo para organização do escritório para sua empresa?
A escolha do melhor aplicativo para o seu escritório depende das necessidades da empresa. Por isso, antes de assinar uma plataforma, é importante lembrar que:
- o Zoho Workplace é mais econômico, eficiente e oferece integrações, mas pode ser difícil de assimilar por novos usuários;
- o Google Workspace é mais completo e robusto — aguenta mais usuários por vez —, porém, tem um preço mais elevado.
E como decidir entre esses dois aplicativos de escritório? Experimente as duas soluções, já que ambas contam com um período de teste gratuito para entender como funcionam na prática.
Caso precise de ajuda, saiba que pode contar com um especialista no assunto: a Safetec. Nossos consultores avaliam as necessidades do seu negócio e auxiliam na escolha da plataforma ideal para as demandas.
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FAQ – Aplicativos de escritório
O que são aplicativos de escritório?
Aplicativos de escritório são conjuntos de softwares desenvolvidos para facilitar tarefas em ambientes profissionais. Entre as atividades, estão criação e edição de documentos, planilhas, apresentações, gerenciamento de e-mails e colaboração entre equipes.
Essas ferramentas integram funcionalidades que otimizam o fluxo de trabalho, promovem a comunicação e centralizam informações essenciais para o dia a dia das empresas
Quais são os principais aplicativos de escritório usados atualmente?
Entre os aplicativos de escritório mais utilizados no mercado estão:
- Google Workspace: reúne Google Docs, Sheets, Gmail, Drive, Meet, Calendar e Chat. É amplamente adotado por empresas que buscam colaboração em tempo real e integração total entre ferramentas;
- Microsoft 365: inclui Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint. Costuma se destacar pela integração com versões desktop e online;
- Zoho Workplace: oferece Writer, Sheet, Show, Mail, WorkDrive, Cliq e Meeting, com foco em custo-benefício e integração entre aplicativos internos e externos;
- Alternativas gratuitas: figuram entre as opções mais populares, especialmente para pequenas empresas e uso pessoal.
Qual a diferença entre aplicativos de escritório online e offline?
Os aplicativos de escritório online são acessados via navegador. Essas opções armazenam arquivos na nuvem e permitem colaboração simultânea de múltiplos usuários em tempo real. Entre os exemplos, estão Google Workspace, Zoho Workplace, Microsoft 365 (versão web).
As vantagens incluem acesso remoto, atualização automática e facilidade de compartilhamento. Porém, dependem de conexão à internet para funcionamento pleno.
Já os aplicativos de escritório offline são instalados localmente no computador, como o Microsoft Office tradicional. Permitem uso sem internet, maior controle sobre arquivos e, em geral, recursos mais avançados em algumas funções.
Por outro lado, a colaboração em tempo real é limitada e o compartilhamento depende de métodos tradicionais, como envio de arquivos por e-mail.
Google Workspace ou Microsoft 365: qual é o melhor para escritório?
A escolha entre Google Workspace e Microsoft 365 depende das necessidades da empresa, de acordo com as diferenças entre as alternativas.
O Google Workspace tem foco em colaboração online, interface intuitiva, edição simultânea de documentos, integração nativa com outros serviços Google e armazenamento flexível (30 GB a 5 TB por usuário).
É mais indicado para equipes que priorizam trabalho remoto, colaboração em tempo real e simplicidade de uso. Tem maior participação de mercado entre empresas digitais e startup.
O Microsoft 365 oferece aplicativos tanto na nuvem quanto no desktop, variedade de recursos avançados (especialmente em Word, Excel e PowerPoint), integração com soluções empresariais (Teams, SharePoint), 1 TB de armazenamento por usuário e opções de uso offline.
É ideal para empresas que já utilizam o ecossistema Microsoft ou precisam de recursos avançados em aplicativos tradicionais.
Ambas as plataformas são seguras, confiáveis e oferecem suporte corporativo, mas o Google Workspace se destaca em colaboração e simplicidade, enquanto o Microsoft 365 oferece recursos avançados e integração com o desktop
Aplicativos de escritório gratuitos são confiáveis?
Existem opções gratuitas confiáveis de aplicativos de escritório, como Google Docs, Microsoft Office Online, WPS Office, OnlyOffice e Apache OpenOffice. Essas opções atendem bem às necessidades básicas de edição de documentos, planilhas e apresentações, além de oferecerem recursos de colaboração e armazenamento em nuvem.
Para pequenas empresas ou uso pessoal, são alternativas viáveis e seguras, desde que obtidas de fontes oficiais. No entanto, podem apresentar limitações em funcionalidades avançadas, integração com sistemas corporativos e suporte técnico.
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