A colaboração na nuvem possibilita que as equipes trabalhem de maneira integrada em um projeto. Isso porque permite o acesso a arquivos de qualquer lugar, sem a necessidade de instalar um novo software ou ficar restrito ao uso de uma única máquina para visualizar um documento.
No entanto, não basta entender o que é colaboração na nuvem. É preciso que as empresas saibam quais são os desafios e as tendências para o futuro, quais as opções disponíveis e as melhores maneiras de implementar a solução para obter um aumento na sua eficiência.
Até porque essa é uma tecnologia que veio para ficar. Espera-se que o mercado de colaboração na nuvem cresça mais de 13% ao ano até 2029, segundo o Mordor Intelligence.
Pensando nisso, preparamos o artigo a seguir para falar um pouco sobre as vantagens da colaboração em nuvem para grandes empresas, as principais soluções disponíveis no mercado (o que têm a oferecer) e como adotar esse tipo de ferramenta.
Está preparado?
O que é colaboração da nuvem?
A colaboração na nuvem envolve o uso de ferramentas que permitem que as equipes trabalhem juntas em tarefas. Na prática, os colaboradores de um projeto podem visualizar e editar arquivos em tempo real, e outros usuários com acesso liberado podem checar as alterações.
Essa visualização compartilhada só é possível quando os documentos estão armazenados em nuvem, nome dado aos servidores remotos conectados a uma rede que funcionam como se fossem um único ecossistema.
Para entender melhor, reflita conosco. Antes, era comum que as empresas usassem o Office, certo? Naquela época, para executar uma tarefa colaborativa, você tinha que baixar os arquivos e enviá-los para cada uma das pessoas envolvidas no time, o que tomava tempo.
Hoje, com o avanço da tecnologia, basta colocar todos como colaboradores e pronto. Eles têm acesso aos arquivos e já podem começar a editá-los imediatamente.
Quais as principais soluções de colaboração na nuvem para as empresas?
1. Google Cloud
Uma das soluções de colaboração na nuvem é o Google Cloud, uma ferramenta colaborativa flexível para armazenamento de dados que oferece serviços de:
- computação;
- ferramentas de business intelligence e inteligência artificial;
- produtividade e gestão;
- criação de aplicativos e sites.
Tudo isso de maneira integrada e colaborativa. Isto é, seu time de tecnologia consegue trabalhar nos projetos com uma única plataforma e acompanhar as ações dos outros em tempo real.
Conheça mais sobre essa solução em: quais as vantagens do Google Cloud? Será que vale a pena?
2. Google Workspace
O Google Workspace é o grupo de aplicativos colaborativos da plataforma. Com o recurso, é possível usar, de maneira compartilhada, e-mail, documentos, planilhas, apresentações, calendário, chat e o Meet.
Desse modo, a ferramenta conecta os colaboradores de uma empresa em tudo o que precisam, de um só lugar, em tempo real e ainda gerencia os acessos para garantir que não ocorra nenhuma brecha na segurança.
Não deixe de conferir este artigo: Tudo o que você precisa saber como sobre migrar para o Google Workspace
3. Zoho Workplace
Ao deixar um pouco as soluções do Google de lado, vale destacar o Zoho Workplace, que conta com oito opções de ferramentas de colaboração na nuvem para otimizar a comunicação, a colaboração e a produtividade das equipes.
Ao todo, as ferramentas disponíveis são:
- Zoho Mail;
- Zoho Cliq;
- Zoho Connect;
- Zoho Workdrive;
- Zoho Meeting;
- Zoho Writer;
- Zoho Sheet;
- Zoho Show.
Além de tudo isso, você ainda encontra a funcionalidade de integração com outras plataformas para facilitar o compartilhamento de arquivos criados em outras soluções.
Descubra mais em: quer alternativas ao Google Workspace? Conheça o Zoho Suite!
4. Microsoft Teams
Para finalizar a lista de ferramentas de colaboração na nuvem que vale a pena conhecer, temos o Microsoft 365, que compila todas as soluções da plataforma para facilitar o trabalho colaborativo entre as equipes, não importa onde seus membros estejam. No recurso, você encontra:
- Word;
- Excel;
- Outlook;
- OneDrive.
Por que investir em uma plataforma de colaboração na nuvem? Principais vantagens
1. Aumento da produtividade e eficiência operacional
A adesão a uma plataforma de colaboração na nuvem faz com que as equipes se tornem mais produtivas. Esse tipo de solução centraliza o acesso e a modificação dos documentos em um só lugar.
Assim, não é preciso esperar dias para visualizar uma mudança em um projeto ou perder horas procurando pelo arquivo. Basta abrir o aplicativo no computador ou celular e conferir.
Ao mesmo tempo, a possibilidade de acessar remotamente os arquivos e colaborar com o time em tempo real e de onde você estiver é um fator que aumenta a eficiência operacional do time, o que diminui os erros e o retrabalho.
2. Redução dos custos
Como a colaboração em cloud funciona por meio de um servidor remoto, não é preciso gastar com uma estrutura física ou com manutenção sempre que um sistema interno parar de funcionar.
Basta garantir o acesso à internet, que possibilita o acesso aos arquivos em nuvem, e ter um dispositivo que se conecte a ela. E qualquer problema que exija manutenção se resolve pela plataforma que gerencia a solução, o que gera uma redução dos custos operacionais.
3. Melhora da comunicação entre equipes e clientes
Chamadas de vídeo e mensagens instantâneas são elementos que revolucionaram o mundo empresarial, concorda? Com os recursos, é possível ter acesso imediato ao seu time, não importa em qual lugar do mundo seus membros estejam, em poucos cliques.
Como resultado, há uma melhora da comunicação, tanto interna quanto externa, o que reflete nos resultados de toda empresa, que pode ter equipes mais engajadas e com menos problemas causados por ruídos nos diálogos.
Veja também: qual é a importância da comunicação e comunicação no trabalho? Entenda!
4. Segurança garantida
É claro que não podíamos deixar de falar da segurança. Porque, sim: as soluções de colaboração em nuvem são seguras e confiáveis, já que há um controle sobre quem pode acessar cada ambiente e arquivo.
Por exemplo, é possível cadastrar para que apenas os colaboradores de um determinado departamento visualizem um documento ou participem de uma reunião.
Exemplo de case de sucesso de colaboração na nuvem para se inspirar
Precisa de um exemplo mais tangível das vantagens da colaboração em nuvem para grandes empresas para compreender, de uma vez por todas, por que vale a pena investir na solução? Pois saiba que nós temos um case de sucesso: o da Le Biscuit.
Em 2020, no auge da pandemia, a rede viu uma diminuição nas vendas presenciais e um aumento na procura por produtos on-line. O movimento despertou a necessidade da adoção de ferramentas colaborativas para integrar o trabalho.
Neste contexto, a Safetec entrou para migrar, em um prazo de 45 dias, mais de mil contas de usuários e quase 300 TB de dados para a plataforma colaborativa. E missão dada é missão cumprida.
Hoje, as 400 lojas têm uma rede de comunicação integrada no Google Workspace, o que facilita a comunicação e o trabalho, e faz com que a Le Biscuit ajude a entender, na prática, por que investir em uma plataforma de colaboração na nuvem!
Quais os principais desafios de colaboração em grandes empresas?
Os principais desafios de colaboração em grandes empresas ainda se relacionam à preocupação com a segurança dos dados. Afinal, as organizações lidam com informações sensíveis e que, se vazadas, comprometem a integridade de funcionários e clientes.
Outro ponto que dificulta a implementação da colaboração em nuvem é a limitação das ferramentas disponíveis que podem atrapalhar a organização das equipes e prejudicar a execução das tarefas diárias ou não atender às demandas existentes.
Por último, há a resistência interna. Por vezes, os colaboradores não entendem as vantagens que a mudança pode trazer e, por isso, ficam com o “pé atrás” sobre o uso das novas ferramentas.
Para evitar tudo o que citamos acima, é preciso saber como implementar uma solução de colaboração em nuvem. Então, confira o passo que trouxemos para você a seguir!
Como implementar uma solução de colaboração em nuvem?
Para implementar uma solução de colaboração em nuvem no seu negócio, siga os quatro passos abaixo.
1. Planeje todo o processo
Não cometa o erro de implementar uma solução de colaboração em nuvem sem antes ter um planejamento sobre o processo.
Esta etapa é crucial para entender que plataforma adotar, definir os prazos e métodos de execução e ainda pensar no plano de capacitação da equipe para usar no dia a dia.
Portanto, tire um tempo e analise sua empresa para responder: como posso melhorar a colaboração entre meu time?
2. Analise as necessidades do seu negócio
O segundo passo é delimitar as necessidades da sua organização. Por exemplo, ter um e-mail corporativo, um aplicativo de chamada de vídeos para reuniões on-line e uma planilha colaborativa.
Verifique também o orçamento disponível para evitar gastar demais e acabar no vermelho por tempo indeterminado.
3. Escolha um fornecedor de serviços na nuvem
O terceiro passo é escolher o fornecedor dos serviços de colaboração na nuvem que mais se adequa às suas necessidades e se encaixa no seu orçamento. Como falamos no começo deste artigo, algumas das opções mais comuns são:
- Google Cloud e Workspace;
- Zoho Workplace;
- e Microsoft Teams.
Basta estudar as ferramentas que cada uma oferece e ver qual é a mais adequada para a sua realidade.
4. Contratar uma consultoria especializada
Em empresas de grande porte, com muitos funcionários e operações, adotar uma solução de colaboração em nuvem pode ser um processo trabalhoso. Afinal, há um grande volume de informações a movimentar com segurança.
Por isso, indicamos contar com o apoio de uma consultoria especializada. A Safetec, por exemplo, é referência no mercado e conta com soluções do Google Cloud, Google Workspace e Zoho Workplace.
Quais as principais tendências em colaboração em nuvem para o futuro?
Segundo o imarc, uma das principais tendências em colaboração em nuvem é o uso da inteligência artificial para otimizar a experiência dos usuários e aumentar ainda mais a flexibilidade das plataformas.
A expectativa é de que as soluções ofereçam recomendações personalizadas conforme o comportamento dos participantes dos times e ainda executem certas ações de rotina de maneira automática para agilizar o trabalho.
Fora isso, há a preocupação e, consequentemente, o investimento em sistemas cada vez mais seguros e alinhados com as políticas regulatórias locais para expandir seu uso para segmentos que necessitam de camadas extras de proteção, como os setores de saúde e finanças.
Por fim, existe a tendência de que as plataformas se conectem com outras ferramentas para proporcionar uma gestão ainda mais integrada por causa do compartilhamento de informações entre as plataformas.
Agora que você conhece algumas das principais tendências e sabe como implementar uma solução de colaboração em nuvem no seu negócio, que tal contar com a ajuda de uma empresa especialista no assunto?
A Safetec conta com anos de experiência e tem vários cases de sucesso sobre a implementação de sistemas colaborativos em empresas de vários tamanhos e segmentos.
Quer entender como isso é possível? Então, solicite uma conversa com um dos nossos especialistas!
